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Abituare le imprese ad emettere documenti in formato elettronico strutturato, magari appoggiandosi a intermediari tecnologici capaci di gestire anche gli altri documenti del ciclo dell’ordine (Registri IVA vendite e acquisti, Libro inventario, Libro Bollato ecc…) rappresenta il “primo passo” per stimolare il cambiamento verso la digitalizzazione nelle relazioni di business.
Nei fornitori della PA più strutturati si possono innescare riflessioni sull’opportunità di ampliare la digitalizzazione ad altri documenti del ciclo dell’ordine, in modo da poter incamerare a propria volta dei benefici di efficienza ed efficacia con riferimento ai documenti che si ricevono: dagli ordini di vendita, nel ciclo attivo, alle fatture o agli avvisi di spedizione o ai documenti di trasporto, se si guarda al ciclo passivo. Questa consapevolezza è sicuramente più complessa e probabilmente più lenta, ma è già in essere e trova spesso la propria fattibilità nel ruolo chiave ricoperto oggi dai provider tecnologici come Digithera che, con la propria offerta, supportano non solo la fase di fatturazione attiva bensì l’intero ciclo dell’ordine.
Fenomeno analogo si può riscontrare anche guardando alla gestione degli archivi a rilevanza giuridico-fiscale: la Fatturazione Elettronica verso la PA impone anche l’adozione di soluzioni di Conservazione Digitale, portando quindi gli ormai oltre 650.000 fornitori della PA stessa a “porsi il problema” della Conservazione Digitale, che se a un primo acchito può sembrare un processo complesso e oneroso in realtà è semplicemente un modo diverso - più sicuro, efficace e soprattutto economico rispetto al cartaceo - di gestire i propri archivi fiscali.
È evidente che i documenti per cui è opportuno valutare l’adozione di una soluzione di Conservazione Digitale non si limitano certo alle sole Fatture verso la PA.
In sintesi, cerchiamo di non avere paura dell’innovazione e delle sue ripercussioni.
Conservare in Digitale è fattibile, semplice e in molti casi, particolarmente economico. Assecondare posizioni per cui la Conservazione Digitale è un costo, è uno stimolo distorto, almeno quanto sbagliato. Stimolare “riflessioni digitali” esclusivamente sulle Fatture rischia di essere sterile, come approccio. Cogliere l’occasione della Fatturazione Elettronica per rivedere i propri processi di ciclo attivo e passivo per ridurne la complessità, può invece aprire a opportunità interessanti e creare differenziali competitivi abbattendo costi spesso stratificatisi nell’organizzazione e nemmeno più percepiti. Per esempio, grazie alla tecnologia Digithera, puoi mantenere la stessa sequenza di numerazione delle fatture, senza discriminante tra elettronica e non, risolvendo così il problema del selezionale IVA:
- Manda tutte le tue fatture in pdf nativo, ti daremo noi un software per inviarcele oppure se hai un FTP veniamo noi a prenderle;
- Digithera si occuperà di creare l'indice di conservazione come fa già per le fatture PA e di apporre firma digitale e marca temporale;
- Tutte le tue fatture, per la Pubblica Amministrazione e per altri tuoi clienti privati, verranno conservate come da normativa e avranno validità legale
