La Posta Elettronica Certificata è uno strumento fondamentale nella gestione amministrativa di aziende e professionisti perché si scambiano continuamente messaggi PEC che sono a tutti gli effetti documenti con valore giuridico.

Ma sapevi che la normativa vigente prevede che i messaggi PEC vengano conservati a norma di legge, proprio come avviene per le scritture contabili?
Gli obblighi di legge previsti dal Codice Civile agli articoli 2214 e 2220 prevedono infatti che la PEC venga conservata nella sua interezza (messaggio originale e ricevuta), e per farlo è necessario affidarsi ad un processo di conservazione digitale a norma di legge effettuato da un ente abilitato AgID (Conservatore).

Iniziamo facendo chiarezza sulla differenza tra conservazione e archiviazione, che nel linguaggio comune viene spesso confuso. Apparentemente i termini sono simili, ma profondamente diversi in termini di efficacia in sede di procedimento giudiziario.

Conservazione a norma di una PEC significa:

  • Autenticità: grazie alla consegna della email con l'indicazione dell’identità del mittente, il contenuto del messaggio e la data e l’ora della sua ricezione.
  • Integrità: grazie all'utilizzo di protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio e dei suoi allegati.
  • Affidabilità: dato che la legge riconosce a questo sistema lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
  • Reperibilità: la corrispondenza viene conservata al sicuro per 10 anni.

Mentre l'archiviazione è il processo, privo di valore legale, che può essere effettuato tramite il salvataggio dei documenti su un PC o server aziendale (nel gergo “salvare in locale”) o più semplicemente su un hard disk esterno.

Cosa fa il servizio di conservazione della PEC di Unifiedpost per te?

Grazie al servizio di conservazione a norma della casella PEC puoi copiare e spostare tutti i messaggi presenti nella tua casella di posta certificata, crata da qualsiasi provider di posta elettronica, archiviandoli automaticamente. Potrai così svuotare la tua PEC senza perdere il valore legale dei messaggi contenuti ed allo stesso tempo creare un archivio a norma, secondo la normativa vigente. In poche parole potrai:

  • Connettere la tua casella PEC, configurando le tue preferenze di gestione
  • Selezionare quali conversazioni desideri conservare
  • E...noi ci occupiamo di tutto il resto!

Avrai sempre a tua disposizione il messaggio originale, ricevuta inclusa, tutelandoti da problemi di natura legale o commerciale.

Scopri di più e chiedi maggiori informazioni ad un nostro esperto!