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Gli ultimi mesi sono stati particolarmente difficili, il clima che si respirava tra notiziari, giornali e siti di informazione non era dei più rosei, con bollettini giornalieri a ricordarci in ogni momento la situazione all’esterno delle nostre mura domestiche che hanno assolto al ruolo di difesa ma allo stesso di tempo di “prigione”, limitando la nostra libertà di movimento e imprenditorialità per contenere un virus che non sembrava volersi fermare.
A oltre 2 mesi dall’inizio del Lockdown abbiamo potuto finalmente riassaporare un assaggio di libertà sia sul piano personale che su quello lavorativo. Abbiamo potuto toccare nuovamente con mano la nostra Professionalità, potendo alzare la saracinesca del nostro locale, sollevare le tapparelle dell’ufficio o semplicemente riassaporando il caffè della macchinetta tanto odiato perché “non come quello del Bar” ma che ci riporta alla mente ricordi di normalità.
2 mesi di difficoltà, che hanno interrotto nella quasi totalità le nostre vite professionali.
In Digithera abbiamo quindi deciso di stilare 5 punti, o meglio 5 aspetti che riteniamo fondamentali da analizzare e approfondire, per affrontare questa ripartenza in ottica smart e di tutela professionale, perché questo virus ha portato alla luce alcuni spunti di riflessione che potrebbero essere interessanti da ampliare e integrare nella quotidianità aziendale.
È ora necessario fare uno sforzo ulteriore, per rendere questa ripartenza sicura sia per i nostri dipendenti e collaboratori sia per la nostra impresa. Desideriamo condividere con voi, che state leggendo questo blog, alcuni accorgimenti che abbiamo adottato internamente per superare la ripartenza e non farci trovare impreparati da ciò che potrebbe avvenire nel futuro.
N°5 Un piccolo gesto per la Sicurezza dei tuoi collaborati
Non siamo un’azienda sanitaria, non siamo infettivologi, non siamo medici, quello che possiamo dirvi per tutelare la sicurezza personale vostra e dei vostri collaboratori è di seguire le direttive ministeriali e regionali. Perché un piccolo gesto come indossare correttamente una mascherina o mantenere le distanze di sicurezza potrebbe salvare una vita. Anche se stiamo iniziando nuovamente ad assaporare aria di normalità e routine lavorativa, è necessario prevenire ed impedire una nuova diffusione del virus utilizzando gli strumenti a nostra disposizione.
Dopo questa brevissima digressione, su argomenti che non ci competono appieno, ma che noi stessi stiamo applicando, passiamo ora ai 4 punti che meglio rientrano all’interno del nostro Know-how aziendale.
N°4 Non dimenticarsi del lavoro in Smartworking
Maggiore flessibilità, maggiore produttività e minore stress da traffico e spostamenti. Possiamo riassumere in questo modo i vantaggi legati a questa modalità operativa che non richiede presenza fisica. Per iniziativa persona o necessità di proseguire il lavoro, il periodo appena trascorso ci ha quindi insegnato che produttività e ufficio possono anche non essere presenti all’interno della stessa equazione.
Alcune realtà, sfortunatamente non tutte, hanno potuto continuare a operare grazie all’utilizzo di soluzioni a distanza nel periodo appena trascorso trovandosi ad affrontare alcune limitazioni imposte da una non predisposizione alla nuova modalità operativa. Non è nostra intenzione raccontarvi da dove nasce e quali sono le regole dello smartworking, perché sicuramente avrete già avuto modo di approfondire l’argomento in oltre due mesi di articoli condivisi su social e, per i più fortunati, di testarlo direttamente.
Durante il periodo di Lockdown, abbiamo quindi imparato che lo smartworking, o lavoro da remoto, rappresentano una grandissima potenzialità inespressa che però necessità di un adeguato supporto, che permetta di poter utilizzare gli stessi strumenti a nostra disposizione in ufficio anche all’infuori dello stesso, perché tra i reali vincoli di queste due modalità operative non possiamo non segnalarvi la gestione cartacea di documenti o la sola presenza fisica di archivi che rendono il lavoro a distanza praticamente impossibile. Passiamo ora al punto n°3 che si propone, almeno in parte, come possibile soluzione ai possibili imprevisti di queste modalità operative che potrebbero accompagnarci ancora nel prossimo futuro.
N°3 Dematerializzazione e Digitalizzazione
Sul gradino più basso del podio, troviamo Dematerializzazione e Digitalizzazione. Abbiamo affrontato diverse volte sulle pagine del blog e all’interno del nostro sito questi argomenti a cui siamo particolarmente legati, illustrandovi le loro possibili applicazioni e i vantaggi legati alla loro adozione.
Non si tratta semplicemente di processi ma di un vero e proprio cambio di mentalità, che ci permetta di sostituire la copia fisica dei documenti commerciali come fatture, ordini e DDT con copie digitali. Tramite l’adozione di simili processi abbiamo la possibilità di accedere ai nostri dati e documenti da qualsiasi pc, potendo operare al pieno del nostro potenziale anche all’esterno dell’ufficio. Oltre alla maggiore facilità di accesso, abbiamo la possibilità di approcciarci utilizzando una gestione completamente differente, che richiede meno interazioni e permette di adottare una politica più green nella gestione e conservazione documentale.
Da documenti digitali, derivano quindi gestioni digitali che permettono l’applicazione del prossimo punto che andremo ad analizzare.
N°2 Automazione dei processi
L’automazione dei processi, in particolare quelli a basso valore strategico, ci permette di concentrare tutte le nostre risorse, materiali e immateriali, sui processi realmente importanti. Che si tratti di un workflow approvativo per risparmiare tempo sull’approvazione di una fattura fornitore o un ricongiungimento documentale automatizzato, possiamo finalmente ridurre il tempo impiegato all’interno della nostra routine lavorativa per lo svolgimento di mansioni che non apportano realmente valore alla nostra impresa.
L’adozione di processi automatizzati ci permette quindi di assegnare il giusto valore ad ogni operazione, potendo riallocare il tempo risparmiato su mansioni che richiedono un’attenzione maggiore, che possano realmente fare la differenza e che di conseguenza generino valore.
Pensate a quanto tempo serve mediamente per approvare una fattura ricevuta, ricercare tutti i dati per verificarla, condividerla all’ufficio preposto per una verifica di contenuto e agli infiniti scambi di mail, o addirittura alle infinite copie cartacee, oltre che digitali, che vengono stampate e scambiate solamente per verificare un singolo documento.
Tutto questo potrebbe essere sostituito da un processo automatizzato che identifica il fornitore e alloca l’approvazione del documento commerciale automaticamente al giusto ufficio, creando uno storico dei passaggi affrontati e potendo richiedere consulenze interne mirate per risolvere possibili inesattezze nel documento senza la necessità di creare copie dello stesso. Il tutto finalizzato a ridurre il tempo impiegato per la gestione, potendo dare la giusta importanza ai processi di valore e protezione della nostra azienda.
N°1 Gestione del Rischio
Siamo giunti all’ultimo punto, il più importante per la salute della nostra impresa.
Sono stati 2 mesi senza spedizioni, senza clienti visitati, senza contratti firmati, 2 mesi a bassissimo profitto, in alcune realtà addirittura nullo, che hanno pesato e peseranno ancora per lungo tempo sulle casse aziendali di clienti e fornitori. Per questo motivo è necessario adottare tutti gli strumenti disponibili per monitorare e prevenire spiacevoli imprevisti.
Ogni Imprenditore, nel corso della propria carriera ha incontrato almeno una volta un cliente insolvente, cifre importanti o irrisorie non fanno differenza quando si parla di tutelare la propria azienda, soprattutto su temi importanti come il credito, adottando le dovute precazioni soprattutto a seguito dello stop quasi totale che ha caratterizzato l’ultimo periodo.
È quindi necessario adottare soluzioni di Risk Management mirate a ridurre i rischi legati al credito, che ci permettano di individuare le imprese a maggiore rischio nel rapporto commerciale, in modo da mantenerle monitorate ed essere in grado di tutelare noi, come azienda, ma anche i nostri clienti e fornitori. Perché un’azienda che incontra difficoltà a saldare i debiti potrebbe innescare importanti conseguenze all’interno della nostra filiera di approvvigionamento compromettendo la stabilità di molte imprese in questo delicato periodo storico.
Una soluzione di Risk Management si può quindi rivela un importante strumento a difesa del nostro business, conoscendo quali sono le caratteristiche da ricerca all’interno di servizi di questo tipo:
- Integrazione
- Semplicità di utilizzo
- Affidabilità del dato
- Costi
In Digithera abbiamo preso particolarmente a cuore la gestione del rischio, decidendo di integrare un sistema di Risk management direttamente all’interno dei servizi che quotidianamente offriamo ai nostri clienti. È stata una decisione ponderata e finalizzata a rendere facile ed economico l’accesso ad uno strumento che diversamente sarebbe potuto risultare inaccessibile.
Non ci siamo fermati alla semplice integrazione, se siete già nostri clienti avrete sicuramente notato la presenza della nuova sezione all’interno della vostra Area Riservata e il piccolo omaggio che abbiamo deciso di fornirvi per ripartire in totale sicurezza in questo periodo post Lockdown. Se siete quindi interessati ad approfondire uno dei punti illustrati in questo breve articolo, non vi resta che contattare un nostro consulente che saprà guidarvi nel modo migliore all’adattamento della vostra struttura organizzativa tramite strumenti non invasivi, migliorando operatività e sicurezza della vostra azienda.
