Partiamo innanzitutto dal capire che cosa è la conservazione digitale dei documenti informatici, per poi andare ad analizzare cosa è il manuale della conservazione e chi deve redigerlo e soprattutto come fare per redigere il manuale e chi può diventare il responsabile della conservazione.

Conservazione digitale dei documenti informatici

La conservazione digitale dei documenti informatici, che differisce dalla semplice archiviazione, è un processo normato che garantisce l'integrità, l'autenticità, l'inalterabilità e la reperibilità dei documenti informatici nel tempo.

Il Manuale della Conservazione

Al fine di garantire i valori desritti in precedenza, nasce la necessità di creare il Manuale della Conservazione, ovvero quel manuale in cui bisogna riportare minuziosamente tutti i passaggi e i processi che un’azienda compie per gestire il processo di conservazione dei documenti.

I punti principali, ma non i soli, che devono essere riportati nel Manuale di Conservazione sono:

  • La procedura con cui vengono inviati in conservazione tutti i documenti;
  • Le misure adottate per proteggere i documenti inviati in conservazione;
  • Le persone interessate, i ruoli e le responsabilità.

Il Manuale della Conservazione è un documento informatico che descrive il sistema di conservazione e illustra dettagliatamente l’organizzazione aziendale, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo di conservazione, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture.

Il Responsabile della Conservazione è il soggetto che redige il Manuale della Conservazione Digitale ed è tenuto ad aggiornarlo qualora ci sia qualche cambiamento rilevante interno all’azienda.

Cosa deve contenere il Manuale della Conservazione Digitale?

A titolo esemplificativo, riportiamo alcune voci che devono essere contenute nel manuale:

  • Riportare tutti i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale e descrivere nel dettaglio il ruolo svolto da ognuno di essi.
  • Spiegare il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale.
  • Descrivere le architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche, utilizzate per realizzare la conservazione.
  • Illustrare nel dettaglio la generazione e l’esportazione dei pacchetti di archiviazione e dei pacchetti di distribuzione.
  • Mostrare le misure di sicurezza e cybersecurity adottate per proteggere i flussi documentali e i documenti.
  • Illustrare i metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.

Chi redige il Manuale della Conservazione Digitale?

La risposta a questa domanda suscita istantaneamente una domanda conseguente. Il Manuale deve essere redatto dal Responsabile della Conservazione, che sarà anche colui che lo firmerà e si assumerà la responsabilità giuridica dei processi di conservazione

Un manuale di conservazione deve quindi essere redatto e firmato da un responsabile della conservazione, che non è il Conservatore.

Ma chi è il Responsabile della Conservazione?

Il responsabile della conservazione è quella figura che in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, presiede e coordina con il Conservatore il complesso sistema di conservazione, in totale autonomia.
Egli può essere una figura interna o esterna (in outsourcing) all’organizzazione aziendale, purché terza rispetto al Conservatore.

Senza sufficienti capacità di archiviazione, informatiche e amministrative, redigere il manuale di conservazione non è così facile.

Come fare per redigere il Manuale?

Esistono due possibilità:

1.       Figura in-house

Eleggere una figura interna all’organizzazione aziendale che abbia le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione e che rediga in autonomia il Manuale di Conservazione.

A tal proposito Unifiedpost Srl mette quindi a disposizione dei propri Clienti la possibilità di compilare direttamente online il documento integrativo del Manuale di Conservazione.

2.       Figura in Outsourcing

È possibile delegare il ruolo di Responsabile della Conservazione ad una figura esterna che, disponendo delle specifiche competenze legali, informatiche e archivistiche necessarie andrà a ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione Esterno.

Egli avrà la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, effettuerà periodicamente il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione con verifica della autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di un campione significativo di documenti, oltre a predisporre il manuale di conservazione e il suo aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

 

La redazione del Manuale però, come già detto in precedenza, non è semplice e svariate aziende scelgono di avvalersi di un partner qualificato e specializzato, che gli garantisce sicurezza, affidabilità e qualità del servizio offerto.
Se sei interessato e vuoi un approfondimento riguardo questa tematica

 

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