Forse si tratta di un’affermazione forte, ma se contestualizzata potrebbe rivelarsi non completamente infondata. Durante il periodo trascorso in lockdown, abbiamo tutti avuto modo di comprendere meglio il reale potenziale del Digitale e proprio da qui nasce il titolo di apertura di questo articolo.

Per comprendere questa affermazione bisogna intraprendere un percorso critico, che ci permetta di analizzare obiettivamente le potenzialità già espresse e che ancora dobbiamo scoprire e implementare di un meccanismo di emissione documentale completamente digitale.

Prima della fatturazione elettronica la gestione, emissione e archiviazione dei documenti commerciali era caratterizzata da una forte componente analogica, affiancata da una piccolissima gestione digitale dedicata quasi esclusivamente all’utilizzo di e-mail per la trasmissione del documento, che comunque non rappresentava la totalità del mezzo di trasmissione utilizzato, data la presenza ancora molte preponderante di realtà che si affidavano alla trasmissione cartacea tramite vettore postale.

e-fattura in Numeri

Abbiamo avuto modo di analizzare diverse volte, sulle pagine del nostro blog, i rilevamenti del primo anno di fatturazione elettronica, quindi non ci dilungheremo troppo. L'e-fatturazione ha fatto registrare oltre 2,04 Miliardi di documenti transitati dal Sistema di Interscambio, arrivando a coinvolgere circa 3,9 milioni di soggetti IVA di cui 100.000 a regime forfettario, permettendo di contrastare in modo efficace il fenomeno dell’evasione riuscendo a recuperare circa 3.5 Miliardi di euro tra maggior gettito dell’IVA e contrasto alle frodi fiscali.

L’efficacia della e-fatturazione italiana inoltre, é stata recentemente riconosciuta anche dal Consiglio Europeo durante l’analisi di richiesta di proroga dello Split Payment, ritenuto quasi superfluo dalla Commissione Europea a seguito dell’ottimo impatto delle e-fatture sulla lotta all’evasione nazionale.

La fatturazione Elettronica è stata solo l’Inizio

Con l’introduzione dell’obbligo di emissione digitale dei documenti fiscali, l’Italia ha potuto dare il via ad un processo che potremmo definire di Educazione Digitale, partito dalle Pubbliche Amministrazioni che hanno dovuto adeguare la propria metodologia operativa alla novità digitale, fino a raggiungere Imprenditori e Professionisti, che si sono trovati fronteggiare una gestione operativa completamente inesplorata.

Come dicevamo la Fatturazione elettronica è stata solamente la punta dell’Iceberg, perché ha permesso di innescare una serie di sviluppi all’interno della gestione documentale che non avrebbero potuto aver luogo senza una spinta così forte da parte delle Istituzioni.

Il processo di Digitalizzazione documentale e dei processi legati alle fatture ha permesso di modernizzare e innovare diversi aspetti amministrativi e gestionali legati alla fruizione dei documenti, permettendoci di esplorare nuove soluzioni volte a migliorare produttività e utilizzo del tempo.

Le Possibilità legate al Digitale

L’e-fatturazione, presa singolarmente, rappresenta esclusivamente una semplificazione e dematerializzazione dei documenti, che non sempre è in grado di esprimere il vantaggio strategico che è in grado di offrire. Per questo motivo la definiamo solamente la punta dell’iceberg, poiché per ottenere il massimo dalla gestione digitale dei documenti, risulta necessario affiancare al semplice documento elettronico alcuni accorgimenti in grado di utilizzare nel miglior modo tutti i dati che il file XML strutturato è in grado di fornirci. Grazie alle informazioni che si possono ricavare da un file fattura, siamo in grado di applicare processi di automazione e di supporto in grado di fornire un valore strategico immediato ad informazioni che avrebbero richiesto giorni per essere elaborate. 

Processi di automazione

Documenti digitali necessitano di processi digitali in grado di valorizzare il formato utilizzato, i dati contenuti all’interno delle fatture elettroniche permettono l’applicazione di processi di automazione volti a semplificare e snellire tutte quelle operazioni che siamo soliti eseguire manualmente. Uno degli esempi più classici è la riconciliazione dei documenti collegati come fattura e ordine, un processo che nel mondo analogico richiederebbe il tempo di un addetto preposto, può essere eseguito istantaneamente grazie alla lettura dei dati contenuti all’interno del file XML, se ovviamente abbiamo inserito il riferimento all’ordine. Se invece siamo alla ricerca di soluzioni più “complesse” possiamo volgere il nostro interesse verso il workflow approvativo del ciclo passivo, ovvero un processo completamente automatizzato che, tramite regole personalizzabili, si occupa dell’assegnazione delle fatture direttamente all’ufficio di competenza, senza la necessità di inoltrare manualmente una copia della fattura al collega preposto o peggio ancora di stamparla e fargliela trovare in formato cartaceo sulla scrivania. Ovviamente queste sono solamente alcune delle numerose possibilità offerte da processi di automazione che siamo in grado di utilizzare grazie al formato digitale e standardizzato di fatturazione.

Supporto Digitale per scelte Analogiche

Come abbiamo avuto modo di scoprire, la gestione digitale mette a disposizione delle Imprese ingenti quantità di dati di qualità che, se correttamente elaborati, sono in grado di fornire un importante vantaggio strategico.

Questa tipologia di approccio viene definita FINTECH o TecnoFinanza, e prevede l’applicazione di complicati processi di data analysis parametrati su precisi obiettivi che grazie all’ausilio di AI e Big Data, sono in grado di supportare processi e decisioni imprenditoriali. L’applicabilità dei servizi Fintech è strettamente correlata alla qualità (qui diventa importante la base dati e l’efficacia dell’algoritmo di AI per “correggere” eventuali distorsioni tipo Covid) e tempestività delle informazioni reperibili su un dato soggetto, per esempio sono in grado di rappresentare un importante vantaggio strategico e di tutela durante le fasi di gestione del rischio aziendale, in particolare quello legato al Rischio di Credito.

Una delle soluzioni più efficaci con molte affinità al settore della fatturazione elettronica, è rappresentata proprio dal monitoraggio degli indicatori legati al Rischio di Credito attraverso un’analisi continuativa in Real Time, mostrando le variazioni dell’indice Credit Score delle aziende e professionisti con cui si intrattengono rapporti di business, potendo in questo modo intervenire tempestivamente e scongiurare insoluti e contenziosi creditizi. Soluzione integrata e semplice da utilizzare che permette con uno sguardo e un click di comprendere istantaneamente se tra i nostri clienti, fornitori o prospect stanno insorgendo problemi legati al credito d’impresa. Alcuni esempi dei servizi Fintech Integrati sono disponibili per i nostri clienti all’interno dell’Area Riservata, nella sezione dedicata a Risk Management, dove è possibile approfondire l’argomento e testare le potenzialità del servizio di Credit Score con monitoraggio in Real Time integrato.

L’E-fattura ha salvato il paese durante il lockdown?

Come avrai potuto notare nessuna delle procedure prese in considerazione richiede un’interazione fisica con un luogo o un documento: tutto avviene per via digitale, niente carta, niente scaffali, niente scambio fisico di documenti. Proprio da qui nasce il titolo, il processo di digitalizzazione avviato con la fatturazione elettronica ha permesso di eliminare nella quasi totalità la presenza fisica e ha permesso il proseguimento del lavoro di diverse imprese e professionisti anche in periodo di lockdown come quello trascorso.

L'ipotesi di un simile evento, se accaduto solamente 5 anni fa, avrebbe comportato un blocco totale di amministrazioni, imprese e professionisti, che oggi invece hanno potuto continuare ad operare, a ritmi differenti rispetto al periodo pre-quarantena, ma comunque hanno avuto la possibilità di proseguire con l’emissione di e-fatture, linfa vitale per le aziende.

In conclusione, la fatturazione elettronica è stata solamente l’inizio di un lungo percorso che presenta tutt'oggi un potenziale residuo inespresso. Tra possibilità di automazione dei processi e servizi di supporto decisionale integrati, la digitalizzazione è in grado non solo di semplificare la gestione documentale, ma anche di valorizzare le imprese.