Vi sentite preoccupati per l’impatto che l’adozione del sistema di fatturazione elettronica può avere sulla vostra azienda? Lo scenario che si presenterà a partire dal 2019, soprattutto in ambito B2B, rappresenta una novità completa per molti di noi. L’esperienza acquisita e il riscontro delle esigenze dei nostri clienti ci hanno guidato nello sviluppo di una serie di funzionalità specifiche della nostra soluzione. Diamo uno sguardo alle criticità e a come mitigarle con l’aiuto della tecnologia.

In particolare ci concentriamo sulle varie fasi del processo di invio delle fatture e sui riscontri che un cedente / prestatore (nome tecnico per indicare il fornitore) può ricevere dopo aver dato a Digithera la propria fattura da inviare.

1 – Primo scarto da parte di Digithera

Per evitare che sia il Sistema di Interscambio a scartare le fatture, e quindi innescare il meccanismo della correzione entro 5 giorni, Digithera effettua sulla fattura gli stessi controlli “formali” e “Sostanziali” che effettua SDI, salvo la bontà dei codici utilizzati (es. P.IVA, Codice Univoco, ecc). Lo scarto quindi da parte di Digithera si verifica ogni volta che il controllo formale dà esito negativo. In situazione come queste Digithera comunica in modo immediato tale scarto seguendo le seguenti modalità:

• Via mail

• Via Consolle (attraverso una o più viste dedicate)

• Via FTP se richiesto, ovvero riportando subito lo stato di scarto mediante micro-xml che potrebbe essere riportato nell’ERP

• Via Web Service chiamando un servizio dei sistemi del Cliente

In questo modo si fa fronte alla necessità di una comunicazione tempestiva dell’errore (che richiede ad ogni modo un intervento umano a valle). L’effort per rimediare è direttamente commisurato alla quantità anche se ottimisticamente possiamo dire che gli scarti dovrebbero essere molto limitati, visto che il convertitore viaggia ormai a pieno regime.

Fiscalmente le fatture non sono ancora emesse, vi è dunque la possibilità di modifica e di riemissione con lo stesso numero. In caso ciò non sia fattibile si può procedere ad una nota di storno interna, evitando l’invio al SdI, emettendo una nuova fattura. La notifica sarà anche qui quasi immediata.

2 – Fatture scartate dal Sistema di Interscambio

Casistica in cui le fatture riportano anomalie non sollevate da Digithera, ad esempio quando i Codici Univoci o Destinatari non sono corretti (inesistenti o sbagliati) o se la Partita IVA o Codice fiscale non vengono associati in modo adeguato ai soggetti IVA in questione.

Una casistica che potrebbe rivelarsi più numerosa della precedente (in relazione alla qualità dei dati disponibili in anagrafica). Anche in questo caso le fatture non sono ancora fiscalmente emesse, per cui vi è possibilità di modifica e ri-emissione con stesso numero, però va considerato un tempo limite di 5 giorni entro cui rimandare la fattura per non incorrere in sanzioni. Nel caso non sia possibile si può ricorrere di nuovo alla nota di storno interna (senza invio al SdI) e all’emissione di nuova fattura.

In questo caso la notifica avviene tramite gli stessi canali di cui sopra ma richiede tempi leggermente più lunghi (nell’ordine di alcuni giorni).

3 - Caso Fatture inviate a Codici Destinatari errati (comunque esistenti) o a PEC sbagliate

In questo caso le fatture si intendono emesse a livello fiscale, poiché non sono state scartate dal SdI. Al tempo stesso il cliente le avrà fiscalmente ricevute, seppur non fisicamente o telematicamente.

Per ovviare a ciò Digithera propone un servizio specifico, il Servizio Mailer, che provvede ad inviare verso indirizzi di posta elettronica ordinaria (prelevato ad esempio dall’anagrafica) la fattura che ha ricevuto uno stato di “Mancata Consegna”, previa la conversione in formato PDF leggibile e degli eventuali degli allegati (eventualmente allegando anche l’XML originale mandato a SdI). In questa maniera al cliente sarà riconosciuta una copia analogica della fattura e gli sarà notificato che la stessa fattura sarà disponibile all’interno del suo cassetto fiscale nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Il sistema tiene traccia anche degli invii delle copie analogiche e dello stato di consegna, in modo da avere sempre la prova della avvenuta comunicazione. Una soluzione che consente di evitare di dover rincorrere il cliente con interventi “manuali” e di poter comunque richiedere la fornitura di indirizzi telematici corretti per modificare le anagrafiche.

Conclusione

Vista la ingente mole di fatture che molte grandi aziende generano su base annuale, l’idea di un valido supporto nella fase di implementazione iniziale è sicuramente la scelta più saggia e lungimirante al fine di evitare montagne di errori di comunicazioni con la clientela. Esattamente quello per cui il sistema Digithera è stato concepito!