L’indirizzo telematico rappresenta uno dei riferimenti più importanti all’interno della struttura XML della fattura elettronica, questo riferimento permette infatti di indirizzare il documento fiscale presso il nostro Gestionale, o PEC, senza la necessità di recuperarlo i singoli documenti dal cassetto fiscale di Agenzia delle Entrate.

Prima di scoprire le differenze tra i due possibili indirizzi telematici di ricezione disponibili, ricordiamo che, indipendentemente dal canale scelto per la ricezione delle fatture passive, è necessario provvedere alla conservazione sostitutiva delle stesse a norma di legge presso un conservatore abilitato.

Quando scegliamo il canale di ricezione telematica è fondamentale tenere presente che sarà il modo stabilito per ricevere tutti i documenti fiscali emessi nei nostri confronti da parte dei fornitori.

Che cos’è il Codice Destinatario?

È l’indirizzo di ricezione telematica nato per la fatturazione elettronica, rappresenta un canale diretto certificato tra il provider di fatturazione elettronica (ad esempio Digithera) e SDI, che permette a quest’ultimo di inviare i documenti fiscali direttamente a Digithera, che utilizza la propria superconsolle Controller per organizzare e gestire le fatture.  

Differenze tra PEC e Codice Destinatario

Possiamo dividere le principali differenze in tre distinte macro-aree:

• Gestione
• Sicurezza 
• Conservazione

Gestione Fattura Fornitore

La gestione dei documenti, rappresenta forse l’aspetto che più differenzia i due indirizzi telematici, contrapponendo una gestione che potremmo definire di stampo Manuale ad una gestione completamente Digitale. L’utilizzo di un indirizzo PEC, per la ricezione dei documenti fiscali, rappresenta una scelta “Analogica”, tutti i file fattura infatti necessitano di una gestione sovrapponibile a quella che veniva effettuata per la fatturazione cartacea, richiedendo l’intervento di un operatore per lo svolgimento delle diverse operazioni di gestione:

Download: I file fattura vengono inviati all’indirizzo PEC sotto forma di allegato mail, questo significa che ogni documento fiscale andrà gestito e scaricato singolarmente.

Conversione: La fattura viene inviata da SDI in formato xml.p7m, che per essere interpretato necessità di un software in grado di leggerne il contenuto oppure del supporto di un convertitore online, come ad esempio XMLpaToPDF.

Inoltro: una volta reso comprensibile il file ricevuto occorre verificarne il contenuto, su questo punto le gestioni possono essere molteplici, dallo scambio via mail verso l’ufficio preposto fino alla stampa cartacea del documento, rendendo possibile una verifica del contenuto e la successiva messa in pagamento.  

Completamente in contrapposizione troviamo la gestione tramite Codice Destinatario, che prevede che la fattura venga inviata presso un provider di fatturazione elettronica per permettere una gestione centralizzata e ordinata dei documenti da un unico portale, senza la necessità di dover eseguire molti degli interventi manuali richiesti dalla PEC e potendo fare affidamento su una serie di meccanismi di automazioni volti a semplificare e velocizzarne la gestione.

I documenti fiscali, una volta ricevuti, vengono elaborati dal sistema e resi disponibili all’interno del portale di fatturazione, gestionale o cartella FTP in base al tipo di integrazione che si è deciso di adottare. In questo caso la conversione del documento può avvenire con due distinte procedure: tramite consultazione diretta all’interno del portale, oppure utilizzare un canale di conversione dedicato che mette a disposizione una copia in formato leggibile, ad esempio PDF, direttamente alla casella di posta o cartella FTP. Per quanto riguarda invece l’inoltro all’ufficio di competenza per la gestione e verifica del contenuto, il sistema permette la creazione di regole di assegnazione automatica delle fatture, basate sul contenuto delle stesse, utilizzando un semplice workflow approvativo che permette la condivisione dei documenti a più interlocutori senza stampare un solo foglio!

Grazie al codice destinatario, vengono quindi ridotte le interazioni con le fatture, permettendo al professionista incaricato della gestione di intervenire solamente nei processi che realmente richiedono la sua attenzione, lasciando al sistema la gestione dei processi a basso valore strategico.

Sicurezza

Non ci soffermeremo sui punti in comune tra i due indirizzi, quanto piuttosto sulle loro differenze, trattando sia la sicurezza legata alla ricezione che gestionale.

Come abbiamo potuto analizzare nel paragrafo precedente, la PEC prevede un forte intervento manuale nella gestione dei documenti ricevuti, che richiede anche un costante monitoraggio della salute della casella di posta certificata. Ricordiamo infatti che in caso di casella piena o scaduta, la fattura è da considerarsi non consegnabile senza possibilità di nuovo inoltro. Per quanto riguarda la gestione, scegliendo questa tipologia di canale, è necessario effettuare scambi fisici o digitali per completare l’intero processo di verifica andando a creare duplicazioni superflue.

La ricezione dei documenti tramite codice destinatario, per come è stata implementata da Digithera, permette un costante aggiornamento sullo stato delle proprie fatture fornitore, grazie al monitoraggio puntuale offerto da Controller e alla segnalazione tramite notifica, rendendo possibile la gestione in qualsiasi istante, senza la necessità di dover recuperare la fattura dal cassetto fiscale. Un ulteriore importante vantaggio offerto dal Codice Destinatario riguarda la sicurezza di gestione delle fatture, i documenti possono essere gestiti completamente all’interno della piattaforma di fatturazione, senza la necessità di effettuare download o scambi di documenti mezzo mail.

 Conservazione

Come anticipato nei paragrafi precedenti, sia che si scelga la PEC che il codice Destinatario, è necessario provvedere alla conservazione per 10 anni dei documenti fiscali, adempiendo così agli obblighi di legge. La differenza principale risiede nelle modalità operative per l’invio in conservazione sostitutiva:

• PEC: La procedura per la Conservazione dei documenti risulta essere completamente manuale, è quindi necessario provvedere al il download del file fattura allegato alla mail ricevuta e inviare, o caricare, personalmente i documenti fiscali all’interno del portale di conservazione.
• Codice Destinatario: in questo caso la procedura risulta essere completamente automatizzata, una volta ricevuta una fattura all’interno del portale di fatturazione elettronica Digithera, il sistema si occuperà dell’invio in conservazione, mantenendoti aggiornato sullo stato di avanzamento.

Per entrambi gli indirizzi telematici sono previsti costi di archiviazione per i singoli documenti 

Come passare al codice Destinatario?

Nulla di più semplice, ti basterà accedere alla pagina dedicata o contattare uno dei nostri specialisti, che saprà aiutarti nella scelta e configurazione della soluzione più adatta alle tue esigenze, dalla semplice ricezione dei documenti fino all’intera automazione del ciclo passivo.