Cosa sia la Posta Elettronica Certificata è cosa nota, ossia un efficace sistema che consente l’invio di messaggi email aventi un valore legale conferito da una terza parte (un gestore accreditato PEC che assume un ruolo paragonabile a quello svolto da Poste Italiane per la posta ordinaria).

In particolare ciò che conferisce validità alla PEC sono le ricevute elettroniche che certificano:

• L’invio di un documento informatico da parte del mittente

• La sua corretta ricezione da parte del destinatario

• I dati temporali dello scambio

 Tuttavia il vantaggio di utilizzare uno strumento che ha pieno valore legale non è il solo vantaggio per cui conviene affidarsi alla PEC. Proviamo a riassumervi quelli che sono i benefit principali che si possono ottenere:

Convenienza: i costi di invio si riducono sensibilmente rispetto a qualsiasi altro metodo tradizionale come ad esempio la posta raccomandata.

Semplicità: il servizio PEC può venire utilizzato normalmente, come la consueta posta elettronica da qualsiasi postazione o dispositivo collegato ad Internet.

Velocità: la spedizione di documenti e messaggi di comunicazione può avvenire comodamente da un PC senza doversi recare presso gli uffici postali e le ricevute di invio/consegna arrivano quasi con immediatezza.

Efficacia: con la PEC è infatti possibile allegare al proprio messaggio documenti di qualsiasi formato senza che vengano erroneamente diffusi o danneggiati.

Maggiore sicurezza: il servizio PEC utilizza protocolli sicuri IMAPs, POP3s, SMTPs e HTTPs. Tutte le comunicazioni vengono crittografate e protette in modo da non venire mai alterate. In più, la PEC oltre all’invio/consegna certifica anche il contenuto stesso e l’autenticità della casella del mittente.

Eliminazione pericolo virus e Spam: l’identificazione del mittente del messaggio come fonte sicura, mette al riparo dalla ricezione di posta indesiderata e del conseguente rischio di spam o (peggio ancora) virus.

In vista dell’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica che verrà introdotto a partire del 2018, munirsi di una PEC dedicata anche alla corrispondenza con le PA è di grande convenienza, in modo da circorscrivere la gestione della corrispondenza all’interno di un unico sistema gestionale.

Come già sottolineato, affinchè alla PEC venga riconosciuto valore legale, è necessario conservare sempre la ricevuta di consegna completa. Il Codice Civile (art. 2214) stabilisce che tutta la corrispondenza aziendale (che comprende anche la PEC) debba essere conservata per un periodo di 10 anni per fare in modo che sia opponibile a terzi in sede di giudizio.

Digithera dispone di uno speciale servizio di conservazione sostitutiva di cui potrai avvalerti per ottemperare all’obbligo di legge di preservazione nel tempo. Scoprilo e non esitare a richiedere la nostra assistenza!