Integrazione tramite connessione sicura via FTP / SFTP

L'Integrazione tra sistemi diversi che devono scambiarsi dati e documenti può avvenire in molti modi, in funzione delle reali esigenze dettate da fattori tra cui il volume, la frequenza e la complessità della classificazione, eccetera. La connessione sicura via FTP rappresenta oggi una interessante opportunità di integrazione a costi contenuti che permette ad un sistema di acquisire funzionalità non disponibili in modo nativo.

In cosa consiste l'integrazione via (S) FTP (S) 

L'integrazione via FTP consiste nella creazione di un'area dedicata con accesso riservato e sicuro su un Server, nella quale viene creata una struttura di cartelle analoghe a quelle di un PC, ognuna delle quali potrà avere profili di accesso differenti in termini di lettura e scrittura, strumentali alle esigenze del progetto.

In particolare, per quanto riguarda i processi di interscambio documentale si creano delle cartelle di Input dove vengono ricevuti i file dal sistema gestionale e cartelle di Output dove vengono depositati i file da trasferire verso un sistema di destinazione. Vengono generalmente create anche delle cartelle di lavoro per gestire le fasi intermedie.

L'accesso all'area FTPS avviene mediante credenziali sicure e, qualora richiesto, si può dare luogo ad una connessione SFTP con chiave privata.

Il Server su cui viene costruita una struttura con connessione FTPS/SFTP può risiedere presso il Cliente oppure può risiedere nei server di Digithera.. 

Il valore di un Server (S) FTP (S) nell'ambito dello scambio documentale

I casi che si possono presentare più frequentemente sono i seguenti:

• Singola azienda che genera grandi volumi di documenti da inviare o da ricevere
• Sistema gestionale erogato da una Software House o da un rivenditore, al servizio di una comunità di interlocutori ognuno dei quali ha esigenze di inviare e/o ricevere documenti (es. commercialisti)
• Sistema gestionale diffuso su una base di clienti ognuno dei quali ha esigenza di inviare e/o ricevere una documenti (es. Software House) 

 In ognuno di questi casi si possono quindi presentare le seguenti configurazioni, distinte tra BTW e Cloud.

La Soluzione on-premise, nelle macchine del Cliente o del Rivenditore

In questa soluzione i documenti, per esempio le fatture, che devono essere inviati per essere processati vengono depositati nelle cartelle OUT dove vengono prelevati dal servizio Digithera che le processa e le invia nel formato e nel canale previsto. 

Le notifiche dell'invio vengono riportate in specifiche cartelle dove l'emittente può andare a recuperarle per farne l'uso più adeguato, quale ad esempio quello di riportarle nel sistema da cui l'emissione dei documenti è partita.

La soluzione ha le seguenti caratteristiche:

• Documenti emessi e depositati nell'FTP in qualunque formato (PDF, CSV, XML, XMLPA, PEPPOL, ecc)
• Allegati al documento base da incorporare nell'XML generato
• Gestione multi-emittente, che permette di spostare nella stessa cartella documenti di diversi emittenti con specifiche tassonomie nel nome

La Soluzione Cloud prevede una connessione al Server Digithera su cui depositare e prelevare documenti 

A differenza del modello precedente, è possibile appoggiarsi alla struttura di cartelle generata automaticamente da Digithera per cui la connessione avviene con modalità più efficienti e veloci.

E' possibile depositare e prelevare documenti da processare in relazione a tutti i servizi offerti da Digithera.

Integrare un Sistema Gestionale con l'FTP Connector

Un sistema gestionale può facilmente depositare i documenti generati (ad esempio una fattura) in PDF o in XML in una cartella dell'FTP. I documenti vengono processati ed i riscontri che vengono riportati sono generalmente le notifiche originali e dei mini messaggi di stato in xml con codifica Digithera.

• L’anagrafica del gestionale dovrà differenziare tra clienti PA e B2B, prevedendo i codici obbligatori per l’indirizzamento

• Sarà necessario gestire a livello di anagrafica una serie di altre informazioni richieste sia dalle regole tecniche che  dai processi di gestione di Digithera (per XML-PA e Conservazione)

• E’ possibile una integrazione tra le anagrafiche del gestionale e la piattaforma di Digithera, mediante API dedicate.

• Lo sviluppo interno deve prevedere che la fattura da inviare venga depositata nell’FTP in formato XML o PDF, con stato inviata.

• Nelle cartelle IN saranno riportati file secondo codifiche pre-concordate, per ogni cambio di stato che la fattura riceverà, secondo il file allegato, fino all’invio in conservazione.

• E’ possibile anche riportare la notifica originale di SdI o di Peppol nel formato di ricezione (XML)

• Questo sistema garantisce all'utente del sistema gestionale l'utilizzo di una sola consolle dove gestire tutti i documenti indipendentemente dal fatto che il destinatario sia in un network di fatturazione elettronica o meno. 

Il Connettore funge sia per il Ciclo attivo che per quello passivo

L'architettura indicata si riferisce alla connessione con il Ciclo Attivo di un sistema gestionale che permette l'automazione dell'invio di fatture in qualunque formato e della ricezione degli stati aggiornati che ogni fattura attraversa, combinando stati tipici del processo Digithera con quelli di SDI. 

La gestione del Ciclo Passivo è molto più semplice, specie alla luce delle nuove regole dell'AdE che hanno eliminato la accettazione o il rifiuto di una fattura da parte del Cessionario / Committente (il Cliente) e quindi i 15 giorni di transizione prima attesi per conoscere l'esito di una fattura. E' infatti sufficiente che la fattura sia consegnata per assegnare a questa uno stato definitivo e quindi attivare tutte le procedure tipiche del ciclo passivo: autorizzazione o riconciliazione. 

A livello di FTP viene quindi inserita una nuova cartella nella sezione OUTPUT una nuova cartella nella quale vengono posizionate le fatture elettroniche ricevute dal Soggetto IVA che avrà comunque fornito ai propri fornitori (o salvato come indirizzo telematico) il Codice Destinatario fornito da Digithera. Sarà possibile quindi recuperare quella fattura e riportarla nel gestionale.

Non puoi o non vuoi generare fatture attive in XML SDI? Nessun problema, alla conversione pensiamo noi.

Qualora il Gestionale non abbia ancora la funzionalità di generare fatture attive in formato XML SDI, Digithera offre un servizio di conversione che prevede la costruzione di un Convertitore che effettua la mappatura tra il formato nativo del Gestionale e XML SDI. A valle del rilascio del Convertitore, le fatture nel formato nativo verranno comunque depositate in una cartella nella sezione INPUT, che Digithera provvederà a prelevare per attivare la conversione ed il successivo ciclo di vita della Fattura Elettronica.

E' sempre possibile abbinare questo servizio di integrazione al Servizio Invoice Mailer che a fronte di ogni fattura inviata al Sistema di Interscambio, provvede alla conversione in PDF ne estrae gli allegati ed in automatico la invia ad una o piu caselle di posta elettronica del Cliente.  L'invio parallelo può avvenire sia per qualunque fattura che per le sole che hanno ottenuto uno stato SDI di Mancata Consegna.

Non puoi caricare nel gestionale fatture passive in XML SDI? Nessun problema, pensiamo noi anche a questo.

Analogo processo può essere attivato per il Ciclo Passivo. Una fattura ricevuta in XML SDI può infatti essere convertita nel formato nativo del Gestionale e posizionata in una cartella specifica della sezione OUTPUT dove il gestionale può venire a recuperarla.

Digithera può anche garantire che una copia della Fattura passiva, convertita in formato PDF, possa essere depositata in un'altra cartella per l'utilità del Cliente finale.

E' sempre possibile abbinare questo servizio di integrazione al Servizio Invoice Dispatcher che a fronte di ogni fattura ricevuta dal Sistema di Interscambio, la converte in PDF ne estrae gli allegati ed in automatico la invia ad una o piu caselle di posta elettronica, permettendo ancora un controllo di tipo tradizionale. 

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