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Il Servizio Invoice Dispatcher – Ricevi le Fatture Fornitori anche via mail (in PDF)
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I servizi realizzati da Digithera sono stati ingegnerizzati per semplificare le tue attività. Tecnologia fruibile As a Service, semplici Tool installabili in pochi click guidati, Supporto prestato da team specialistici.
La ricezione delle fatture in un formato non immediatamente leggibile è sicuramente uno dei principali cambiamenti che ha prodotto l’obbligo di Fatturazione Elettronica introdotto nel gennaio 2019. L’interpretazione di tali file non è infatti immediata, sono necessari dei convertitori che spesso richiedono operazioni manuali, salvo quando il sistema gestionale non sia in grado di pre-caricare i file ricevuti.
La piattaforma di Digithera permette di veicolare le fatture ricevute dal Sistema di Interscambio direttamente in PDF, con gli eventuali allegati, ad un indirizzo mail di destinazione, salvando in uno speciale registro la traccia di ogni singolo invio.
La ricezione di una fattura in PDF, sebbene si tratti di una copia analogica non conforme all’originale, permette un immediato controllo della validità e della correttezza del documento, permettendo di scadenzarne la registrazione contabile e di pagamento.
Diventa molto importante anche la sequenza di ricezione tra chi deve effettivamente riconciliarla con un documento di ordine o autorizzarla e chi effettivamente effettua la registrazione contabile (es. il Commercialista per i Soggetti IVA più piccoli). Alcuni semplici accorgimenti renderanno la vita più facile.
Un Servizio di inoltro via mail in PDF delle fatture ricevute sia a chi le autorizza che e a chi le registra
Per venire incontro alle esigenze dei propri Clienti, Digithera ha sviluppato un Servizio di inoltro automatico delle fatture ricevute da SDI, previa conversione in PDF ed estrazione degli allegati, che funziona creando semplici regole con i seguenti parametri:
- Si identifica la fattura ricevuta secondo attributi nel file XML: Partita IVA o Codice Fiscale del Fornitore.
- Si seleziona il formato degli allegati che si vogliono inviare per email: (PDF, ZIP, XML senza firma, HTML, ecc)
- Si identifica il Cliente interno (es. Contabilità fornitori, Commercialista, ecc) a cui inviare mail inserendo uno o più indirizzi di posta elettronica.
- Si lascia al Servizio il resto delle attività
Per ogni fattura ricevuta il Servizio provvederà in autonomia a controllare l’esistenza di una regola e quindi all’inoltro agli indirizzi associati ad essa.
Il Servizio è particolarmente utile in quanto permette di assolvere agli obblighi di legge, attraverso la ricezione via SDI della fattura in XML SDI, mantenendo la comodità di ricevere le fatture in un formato PDF leggibile con cui attivare gli stessi meccanismi di riconciliazione o autorizzazione utilizzati prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.
La fattura infatti può essere inviata contestualmente al proprio commercialista, prima o dopo averla rilasciata con un’apposita funzione presente in Digithera, chiamata Workflow autorizzativo, che ne permette appunto l’autorizzare interna tramite l’utilizzo di note approvative sulle singole fatture ricevute.
Configurazione del Server SMTP, per personalizzare le mail inoltrate
Il Servizio Invoice Dispatcher invia messaggi con un indirizzo mittente di Digithera (no-reply@digithera.eu), consentendo comunque di impostare il proprio server di posta, quindi il proprio indirizzo e nome mittente.
Oggetto e corpo del messaggio
Mentre l’oggetto della mail identifica sempre il mittente, il destinatario ed il documento che viene inviato in termini di numero e data di emissione, il corpo della mail può essere personalizzato con un editor html.
Il Messaggio deve sempre indicare chiaramente che la fattura inviata è una copia non conforme all'originale ed eventualmente accompagnare un messaggio personalizzato da parte dell'utente.
Un Registro per tenere conto di ogni messaggio inviato
Per ogni messaggio inoltrato verrà aggiunta una riga al registro specifico, consultabile all'interno di ogni singolo documento fattura. Verranno registrate ora e giorno di invio, oltre a indirizzi mail di destinazione e se possibile anche lo stato dell'invio.
Il Servizio Dispatcher può anche depositare le fatture convertite in PDF nel Server FTP
Oltre a garantire l'invio delle mail con le fatture convertite in allegato, il Servizio può anche depositare le fatture convertite in una cartella specifica del Connettore FTP. Si può configurare il formato degli allegati, in maniera indipendente da quella previsti per l'invio per email e il Servizio procederà automaticamente a convertire ogni fattura ricevuta prima di depositarla nell'FTP.
Questa funzionalità prevede che il Connettore FTP sia stato precedentemente attivato, ed è inclusa nel costo del Servizio Dispatcher.
Come funziona il Servizio Dispatcher per gli intermediari
La costruzione delle regole è analoga a quella indicate nei paragrafi precedenti, l’unica differenza risiede nella presenza di un ulteriore attributo configurabile in fase di creazione della regola corrispondente alla Partita IVA del Destinatario. L’intermediario potrà quindi creare tutte le regole da associare ai diversi clienti finali.
Il Servizio Invoice Dispatcher ha un costo di attivazione ed un canone annuale relativo al lotto corrispondente al volume di documenti da inoltrare, per singolo Soggetto IVA (Cliente Finale).
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