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Workflow Approvativo del Ciclo Passivo
Cos’è?
Il Workflow approvativo nasce dall’esigenza di gestire in modo rapido, sicuro e controllato il flusso di fatture passive, grazie a questo strumento avremo la possibilità di supervisionare lo stato di accettazione in cui si trova la fattura e ricostruire in qualsiasi momento il processo decisionale e gli attori che hanno contribuito alla decisione. Inoltre tutto il processo di approvazione sarà disponibile in un unico ambiente, dove potremo anche consultare direttamente la fattura senza creare la frammentazione tipica che si genera tramite l’utilizzo dei tradizionali sistemi approvativi come mail o stampa della fattura.
Come funziona?
Grazie al Workflow approvativo avremo la possibilità di innescare un meccanismo di pre-assegnazione guidato da regole stabilite. Questo processo prevedere il coinvolgimento di 3 distinte figure aziendali con ruoli ben definiti:
Dispatcher
- È il ruolo ricoperto tipicamente dal referente aziendale incaricato del pagamento delle fatture fornitore, in questo tipo di struttura ha il compito di supervisionare e stabilire a chi assegnare l’approvazione al pagamento. Il Dispatcher può decidere l’attribuzione delle fatture in base alla denominazione del fornitore oppure ai campi disponibili presenti all’interno del file XML ricevuto da SDI (come ad esempio partita IVA del fornitore, riferimento amministrativo etc.) in modo da indirizzare verso il giusto approver la fattura e notificargli la presenza di una fattura che attende una sua valutazione.
Approver
- Questo ruolo è tipicamente ricoperto da un responsabile di reparto o in qualsiasi caso una figura analoga che ha il compito di coordinare una parte ben definita dell’azienda. Ha il ruolo di decidere se emettere il pagamento della fattura. Può decidere di coinvolgere una terza figura.
Endorser
- Si tratta di una figura di tipo Consultivo, non ha nessun tipo di potere decisionale sul pagamento della fattura ma interviene come supporto alla fase decisionale, tramite la creazione di note per confermare il corretto contenuto della fattura ricevuta. Questo ruolo è solitamente ricoperto dalla persona che ha richiesto il prodotto o servizio indicato nella fattura passiva da approvare.
Quali sono i principali benefici del Workflow Approvativo?
- Avremo il completo controllo sullo stato di avanzamento approvativo di una fattura passiva, grazie alla possibilità di seguire da vicino i cambiamenti di stato della fattura e le note allegate
- Maggiore sicurezza durante tutto il processo, i documenti infatti non lasceranno l’ambiente creato da Digithera
- Ottimizzazione dei tempi di approvazione, tutte le informazioni necessarie per decidere se emettere il pagamento saranno disponibili nello stesso ambiente riducendo la frammentazione delle informazioni.
