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Scopri i servizi di Automazione, Scopri come possono semplificarti il lavoro

La gestione Elettronica delle fatture o degli ordini a volte può risultare difficoltosa a causa della moltitudine di formati e procedimenti che vengono introdotti ogni anno.

Digithera è costantemente alla ricerca di nuove funzioni e strumenti da poter offrire ai professionisti che decidono di affidarsi a noi per intraprendere questo percorso di digitalizzazione nell’era dell’industria 4.0. Per questo motivo abbiamo studiato diverse possibilità per cercare di rendere sempre più automatizzata e semplice la gestione dei propri e-Ordini e Fatture elettroniche.

L’impegno di Digithera negli ultimi anni è stato concentrato sulla semplificazione della gestione del Ciclo Passivo, per quanto riguarda le Fatture, oltre che alla semplificazione della Consultazione tramite la creazione di strumenti per la conversione e la condivisione di tutti i File in formato digitale.

 Consultazione

Digistorage

È un vero e proprio archivio digitale in sola lettura di tutte le fatture e relative ricevute in formato originale. L’archivio è organizzato per anno, tipologia (fatture attive/passive) e mese. Attraverso un accesso dedicato e sicuro si possono scaricare ogni volta che si desidera tutte le fatture nel loro formato originale per poi renderle disponibili a chi di competenza, ad esempio al commercialista o alla propria Amministrazione. Mentre le consolle Digithera consentono un monitoraggio puntuale delle singole fatture, il servizio DigiStorage permette infatti di gestire l’intero volume di fatture contemporaneamente. L’accesso è disponibile sia per clienti diretti che per gli Intermediari il cui archivio viene popolato con le fatture di tutti i propri clienti, fornendo loro accessi individuali alla propria area. DigiStorage permette di:

  1. dare l’accesso a collaboratori esterni per scaricare le fatture ogni mese o quando si desideri;
  2. facilitare lo scambio delle fatture senza dover passare da un portale;
  3. avere accesso ad un archivio sempre disponibile e aggiornato in tempo reale.

Strumenti di Conversione

Sono stati studiati per permettere una più facile lettura dei file ricevuti da SdI.

XMLpa to PDF

È un tool online completamente gratuito che permette la conversione dei file XML caricati, è possibile decidere in che formato si desidera convertire il documento. Caricando un file XML i formati disponibili per la conversione sono:

  1. HTML: Crea una versione in formato A4 visualizzabile tramite browser della fattura, permettendo anche di scaricare gli allegati.
  2. PDF: Permette di generare un file PDF in formato A4 della fattura, per ragioni di leggibilità non vengono inclusi tutti i campi presenti all’interno dell’XML.
  3. ZIP: Genera una cartella compressa contenente il file convertito in PDF, gli eventuali allegati e una prova di firma.
  4. Allegati: Genera un file ZIP contenente i soli allegati presenti in fattura nel loro formato originale.

Questo tool
permette anche di eseguire solamente una verifica della struttura dell’XML, Digithera applicherà tutti i controlli del validatore SDI/SOGEI restituendo tutti gli errori rilevati in modo da poterli correggere prima di procedere al reale invio.

API Converter

Tramite l’utilizzo di API Converter è possibile integrare un servizio di conversione massivo ed automatizzato all’interno del proprio flusso di lavoro. Grazie all’utilizzo delle API potremmo Automatizzare la conversione di tutti i nostri file direttamente dal gestionale che siamo soliti utilizzare. I Documenti saranno quindi disponibili nel formato PDF, oppure quello che maggiormente si avvicina alle nostre necessità tra quelli selezionabili. Le API ci permettono di avere sempre disponibile un formato facilmente leggibile e permettendoci di dimenticarci dei vincoli dettati dai convertitori manuali o dai formati standard complessi da leggere.

Gestione Ciclo Passivo

Flusso Dinamico di Approvazione

È il nuovo strumento nato dall’esigenza di snellire e ridurre la frammentazione del processo di approvazione delle Fatture Passive. Grazie a questo servizio avremo la possibilità di creare regole di assegnazione basate sui campi presenti in fattura, in modo da assegnarla direttamente all’Ufficio di competenza per farla approvare. Avremo inoltre la supervisione totale sul processo decisionale presente dietro l’accettazione di una Fattura Fornitore. Tutte le informazioni necessarie per procedere all’accettazione sono reperibili direttamente all’interno della sezione dedicata al Workflow Autorizzativo sul portale Controller, in questo modo il processo di approvazione viene velocizzato e la possibile frammentazione delle informazioni viene ridotta.

Automazione e Riconciliazione

Tutte le fatture ricevute vengono convertite in formato elettronico garantendone l'integrità a diversi livelli di dettaglio (es. Testata/Piede con o senza dettaglio corpo) e vengono mostrate in una coda dove gli operatori possono prenderle in carico e, vedendo sempre l'immagine della fattura, hanno la possibilità di assegnare centri di costo, codici CoGe o codice IVA per riga o partizione di questa in modo da preparare un pacchetto dati che, importato dal proprio gestionale, garantirebbe in automatico la registrazione contabile. Tutti i codici inseriti vengono comunque gestiti in logica di auto-apprendimento in modo da prevedere, qualora desiderate, anche automazioni più spinte.