Come emettere fatture elettroniche corrette

Formati e contenuti 'corretti' delle Fatture per la PA 

 

Esiste un modello di Fattura campione che possa favorire una compilazione "priva di errori"?Digithera ha sviluppato un modello di Fattura 'Perfetta' sia per le aziende che per i liberi professionisti, in MS excel, che sfrutta le potenzialità della formattazione condizionale per comunicare mediante colori e messaggi eventuali errori di compilazione o dati mancanti, creando in automatico il riepilogo IVA. Una immagine del formato di queste fatture è visibile a questi link : Professionisti e Aziende. I file pronti per la compilazione sono disponibili per i soli Clienti di Digithera su richiesta alla mail supporto@digithera.it, in forma gratuita per un periodo limitato di tempo. 
I dati per la Fattura Elettronica sono gli stessi di una tradizionale oppure di più? Se si, quali e dove vanno?Oltre a dover inserire obbligatoriamente il Codice Univoco Ufficio sempre ed i codici CIG e CUP quando disponibili, la Fattura Elettronica per la PA in effetti richiede una serie di campi obbligatori, alcuni dei quali non dipendono dal bene o dalla prestazione ma dalla natura del Cedente/Prestatore (Fornitore), come descritto nelle Regole Tecniche della Fattura PA (disponibili a questo link) . I Clienti di Digithera possono inserire le informazioni obbligatoriamente richieste dalla PA nella propria area riservata, in forma guidata, nella sezione denominata "Informazioni richieste per fatture PA". Quando poi Digithera riceve la fattura nel formato scelto da ogni fornitore, provvede lei stessa ad inserire tutte le altre informazioni già registrate nel portale in automatico in ogni fattura elettronica generata.
Quali accorgimenti devo avere per i registri IVA delle fatture elettroniche inviate via SDI?L’Art. 5.3 della Circolare 36 del 6/12/2006 emessa dall’Agenzia delle Entrate fornisce dei chiarimenti a questo proposito, ammettendo la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta.
In presenza di questa condizione, dovrà essere eseguita un'unica modalità di conservazione per l'intero periodo d'imposta per ogni singolo cliente (es. la PA), in modo che le fatture emesse risultino annotate tutte nello stesso registro.
Qualora, infine, il contribuente decida nel corso del periodo di imposta di procedere alla conservazione elettronica delle fatture fino ad allora conservate in modalità tradizionale, dovrà applicare le medesime regole per tutte le fatture create o emesse a partire dall'inizio del periodo di imposta.
La numerazione delle fatture per sezionali si può effettuare a) riservando degli intervalli di numerazione senza rischio di sovrapposizione, ad esempio aggiungendo un ordine di grandezza al numero di fatture annuali emesse (es. se emetto 10,000 fatture/anno faccio partire un sezionale dal numero 100.000); b) aggiungendo un prefisso e/o un suffisso che esprime la denominazione del sezionale stesso. Nel momento in cui sottoscrive l’incarico di conservazione al Provider di Conservazione il fornitore della PA deve quindi scegliere una delle seguenti soluzioni:
  • <nr progressivo>, ad esempio: 000125, oppure 125 > nessun sezionale separato o sezionale con intervallo "fuori scala".
  • <prefisso> <nr progressivo>, ad esempio: 2014-000125, oppure A/125 > sezionale 2014- o A/
  • <nr progressivo> <suffisso>, ad esempio: 000125 A, oppure 125 (2014A) > sezionale A o (2014A)
  • <prefisso> <nr progressivo> <suffisso>, ad esempio: 2014-000125/A > sezionale 2014- … /A

Esempi di Sezionali IVA dedicati alle Fatture PA

Cosa serve per adeguare gestionale e formato di stampa ed avere tutti i campi obbligatori chiesti da SDI?Il gestionale dovrà prevedere la gestione di un campo IPA, preferibilmente nell’anagrafica del Cliente, che dovrà risultare in stampa in prossimità del campo CODICE FISCALE. I Campi CIG e CUP potranno essere inseriti nel corpo della fattura in relazione ad un riferimento (acquisto, contratto o convenzione). E’ inoltre necessario, salvo che tutte le fatture attive siano già in conservazione sostitutiva, prevedere un nuovo sezionale IVA dedicato alle fatture elettroniche verso la PA, dato che dovranno obbligatoriamente andare in conservazione elettronica sostitutiva (vedi Q&A precedente). Sarebbe preferibile, sebbene non obbligatorio, prevedere un nuovo sezionale anche se le proprie fatture attive sono già in conservazione elettronica sostitutiva, dato che il formato inviato sarebbe diverso (XML-PA vs PDF o vs XML standard).
E' obbligatorio che la numerazione delle fatture parta sempre da 1 per ogni anno fiscale?La numerazione delle fatture inizial la sua disciplina dal  D.P.R. n. 633 del 26 ottobre 1972 ed ha subito nel tempo una serie di modifiche che  ne hanno ridefinito la struttura a partire dal 1 Gennaio 2013. A partire da tale data infatti può essere adottata una numerazione progressiva che, partendo dal numero 1, prosegua ininterrottamente per tutti gli anni solari di attività del contribuente, fino alla cessazione dell'attività stessa. Questa tipologia di numerazione progressiva è, di per sé, idonea ad identificare in modo univoco la fattura, in considerazione della irripetibilità del numero di volta in volta attribuito al documento fiscale. Peraltro, qualora risulti più agevole, il contribuente può continuare ad adottare il sistema di numerazione progressiva per anno solare, in quanto l'identificazione univoca della fattura è, anche in tal caso, comunque garantita dalla contestuale presenza nel documento della data che costituisce un elemento obbligatorio della fattura.
Quali sono le ragioni più frequenti per cui una fattura viene scartata da Digithera prima dell'invio a SDI?Le ragioni sono molteplici ma le più frequenti, fino a questo momento, sono le seguenti:
  • Codice Univoco Errato o Assente - Il codice inserito non trova riscontro nel database dell'Indicepa.gov.it a cui Digithera si sincronizza quotidianamente
  • Codice Univoco e Codice Fiscale Destinatario non correlati - Quando tale accoppiata non trova riscontro nell'Indicepa.gov.it è molto probabile il rifiuto di SdI..
  • Partita IVA che in realtà è un Codice Fiscale - Ricade nell'eccezione sopra.
  • Indirizzo del Destinatario Incompleto o errato - L'indirizzo del Destinatario è univocamente associato al Codice Ufficio.
  • Prezzi nel corpo della Fattura IVA inclusa - Le regole tecniche della fattura PA prevedono che i prezzi nel corpo siano Imponibili (IVA esclusa).
  • Somma degli imponibili non coerente con i Totali - Anche l'arrotondamento non gestito prevede lo scarto della Fattura.
  • Numerazione Fattura non Coerente con un sezionale IVA separato - Non implica un problema per la PA ma per il conservatore.
  • Riferimento Amministrazione per le Fatture all'INPS Assente - L'ente richiede questo codice di 15 caratteri che definisce univocamente la relazione Ufficio - Fornitore
  • Codice CIG e/o CUP di lunghezza non corretta - Tale evenienza comporta il blocco da parte del Sistema di Interscambio.
Digithera è in linea per adeguarsi alla nuova versione 1.2 del formato xml previsto per il 1 Gennaio 2017?Digithera ha già effettuato l'adeguamento alla nuova versione del formato xml-pa previsto dalla L. 127/2015 in concomitanza con i tempi di aggiornamento del Sistema di Interscambio. L'invio delle fatture è stato sospeso dal 1 gennaio al 9 gennaio 2017 e riprendeso con la versione 1.2 dal 9 gennaio. Per maggiori informazioni sulle modifiche del formato.
Le mie fatture elettroniche richiedono la Marca da Bollo, come devo fare nel caso di Fatture PA?Nel caso di fatturazione elettronica l’imposta di bollo va assolta in modo esclusivamente virtuale. Tale ottemperanza vale per tutti i documenti fiscalmente rilevanti in realtà (fatture, ai registri e agli altri atti emessi o utilizzati nell’anno). Per inserire il bollo all'interno della fattura elettronica bisogna seguire le seguenti indicazioni:
  • Per ReDigit: sarà necessario seguire la procedura a seconda dei casi:
    • Nel caso in cui sia da inserire in fattura ma non da addebitare alla PA: si deve controllare che l'importo di 2 € sia corretto, che l'addebito bollo sia selezionato NO e si salva nella sezione corrispondente.
    • Nel caso in cui il bollo sia presente in fattura e sia da addebitare alla PA: si deve inserire, oltre al valore del bollo, anche l'aliquota IVA corrispondente e che nella sezione Addebito Bollo sia selezionata Sì e cliccare su SALVA nella sezione.
    • Nel caso in cui la fattura sia esente da Bollo: si deve semplicemente lasciare il campo vuoto, senza salvare.
  • Per tutti gli altri formati (ReDigiMail, TeleDigita, ScanDigit e InDigita): è indispensabile inserire la dicitura per i casi seguenti:
    • Bollo ancora da assolvere: "bollo da assolvere ai sensi dell’art. 6 del DM del 17.6.2014" - Il Numero Bollo di 14 caratteri da inserire in fattura è: "DM-17-GIU-2014"
    • Bollo già assolto: “bollo assolto ai sensi dell’art. 6 del DM del 17.6.2014” - Numero Bollo di 14 caratteri da inserire in fattura uguale al codice di autorizzazione (non il protocollo)
    • Se il bollo è addebitato al destinatario della fattura (la Pubblica Amministrazione) deve essere inserito all'interno del totale fattura e all'interno del totale da pagare (se presente in fattura) 
  • Entro quanto tempo: Per le fatture, gli atti e i documenti emessi o i registri utilizzati durante l’anno, il pagamento dovrà effettuarsi in unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Non sono quindi più previste comunicazioni preventive e consuntive.
  • Quando è dovuta e di quanto: La disposizione riguarda soprattutto un’ampia fascia di tecnici, “regime dei minimi” compreso, ed imprese, che emettono fatture e documenti di importo complessivo superiori ad 77,47 euro riguardanti operazioni: fuori campo IVA; escluse da IVA; esenti da IVA. L'imposta è pari a 2 € a fattura.
  • Come pagare: Il versamento dell'imposta di Bollo va effettuata mediante F24 (non più solo con F23 come prima), indicando il codice tributo 458T.
Nelle mie fatture devo inserire lo Split Payment, come devo fare per le PA che lo richiedono?Nel recente DM del 23/01/2015 si indica un meccanismo di scissione dei pagamenti da applicarsi alle operazioni per le quali le amministrazioni non siano debitori d'imposta ai sensi delle disposizioni generali in materie d'IVA. Cosa cambia per i nostri clienti nella compilazione delle fatture:
    • ReDigit: per la compilazione online sarà previsto l'aggiornamento dell'esigibilità IVA per ogni fattura. Nel caso la maggior parte delle fatture abbiano esigibilità iva con lo split payment conviene modificare in Anagrafica, all'interno della propria area personale cliccando su "informazioni richieste per fattura PA", la propria esigibilità IVA.
    • DigiConnect: Per chi invia già le fatture in XML-PA dovrà modificare il campo dell'esigibilità iva nel formato xmlpa come indicato sul sito fatturapa.gov.it
    • Tutti gli altri formati (ReDigimail, TeleDigita, ScanDigit e InDigita): si dovrà inserire l'etichetta "Esigibilità IVA" e una delle seguenti diciture: "scissione pagamenti", "scissione del pagamento", "scissione pagamento". Nel caso la maggior parte delle fatture abbiano esigibilità IVA con lo Split Payment, conviene anche modificare in Anagrafica, all'interno della propria area personale cliccando su "informazioni richieste per fattura PA", la propria esigibilità IVA.
Come devo fare per inserire il Reverse Charge nelle mie fatture?Per inserire l'esenzione IVA il Reverse Charge, è necessario indicare:
  • come NATURA DELL'ESENZIONE - N6 Inversione contabile
  • come Aliquota IVA 0%