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Come emettere fatture elettroniche corrette

Piccoli consigli per una fatturazione a regola d’arte

Esiste un modello di Fattura campione che possa favorire una compilazione "priva di errori"? Digithera ha sviluppato un modello di Fattura 'Perfetta' sia per le aziende che per i liberi professionisti, in MS excel, che sfrutta le potenzialità della formattazione condizionale per comunicare mediante colori e messaggi eventuali errori di compilazione o dati mancanti, creando in automatico il riepilogo IVA. Una immagine del formato di queste fatture è visibile a questi link : Professionisti e Aziende. I file pronti per la compilazione sono disponibili all'interno dell'Area Riservata Digithera nell'apposita sezione "Fattura Perfetta".
I dati per la Fattura Elettronica sono gli stessi di una tradizionale oppure di più?I dati obbligatori da inserire possono variare in base alla tipologia di Fattura che si sta emettendo, è possibile infatti distinguere tra fatture emesse verso una Pubblica Amministrazione (PA) e Fattura emessa nei confronti di un soggetto privato (B2B o B2C). Nel caso di una fattura elettronica emessa nei confronti di una PA, risulta obbligatorio indicare il Codice Univoco Ufficio solitamente indicato come CUU o IPA, che permette al Sistema di Interscambio (SDI) di individuare la corretta PA a cui trasmettere la fattura. Oltre a tale riferimento è importante inserire i codici CIG e CUP quando disponibili. La Fattura Elettronica per la PA richiede una serie di campi obbligatori, alcuni dei quali non dipendenti dal bene o dalla prestazione, ma dalla natura del Cedente/Prestatore (Fornitore), come descritto nelle Regole Tecniche della Fatturazione Elettronica.
Per quanto riguarda invece la fatturazione elettronica verso Privati, oltre a rispettare tutte le indicazioni fornite da Agenzia delle Entrate per la corretta compilazione e informazioni obbligatori necessarie, risulta importante ricordare sempre di indicare il Codice Destinatario, o indirizzo PEC, a cui si desidera che SDI recapiti la fattura, in mancanza di tale riferimento la fattura verrà scartata e risulterà non correttamente emessa.
I Clienti di Digithera possono provvedere all'inserimento di tutte queste informazioni obbligatorie e richieste direttamente all'interno della propria Area Riservata in forma guidata, nella sezione denominata "Dati Integrativi per XML SDI". Così facendo, Digithera potrà provvedere all'Integrazione di tali informazioni all'interno di ogni fattura elettronica generata.
Per maggiori dettagli sulla compilazione dei diversi campi, in modo da comprendere anche quali dati risultano essere obbligatori per entrambi i possibili destinatari di emissione, vi lasciamo il link all'ultima versione aggiornata delle Regole Tecniche, dove è inoltre possibile approfondire anche le più recenti modifiche al tracciato e la Normativa di riferimento.
Cosa serve per adeguare gestionale e formato di stampa e avere tutti i campi obbligatori chiesti da SDI? Il gestionale dovrà prevedere la gestione di un campo Codice Univoco Ufficio (CUU o IPA) per le fatture PA, di un campo Codice Destinatario e di un campo PEC per le fatture B2B e B2C, preferibilmente nell’anagrafica del Cliente, che dovrà risultare in stampa in prossimità del campo PARTITA IVA / CODICE FISCALE. I Campi CIG e CUP potranno essere inseriti nel corpo della fattura in relazione a un riferimento (acquisto, contratto o convenzione).
È obbligatorio che la numerazione delle fatture parta sempre da 1 per ogni anno fiscale? La numerazione delle fatture inizia la sua disciplina dal D.P.R. n. 633 del 26 ottobre 1972 ed ha subito nel tempo una serie di modifiche che ne hanno ridefinito la struttura a partire dal 1 Gennaio 2013. A partire da tale data infatti può essere adottata una numerazione progressiva che, partendo dal numero 1, prosegua ininterrottamente per tutti gli anni solari di attività del contribuente, fino alla cessazione dell'attività stessa. Questa tipologia di numerazione progressiva è, di per sé, idonea a identificare in modo univoco la fattura, in considerazione della irripetibilità del numero di volta in volta attribuito al documento fiscale. Peraltro, qualora risulti più agevole, il contribuente può continuare ad adottare il sistema di numerazione progressiva per anno solare, in quanto l'identificazione univoca della fattura è, anche in tal caso, comunque garantita dalla contestuale presenza nel documento della data che costituisce un elemento obbligatorio della fattura.
  • <nr progressivo>, ad esempio: 000125, oppure 125 > nessun sezionale separato o sezionale con intervallo "fuori scala".
  • <prefisso> <nr progressivo>, ad esempio: 2014-000125, oppure A/125 > sezionale 2014- o A/
  • <nr progressivo> <suffisso>, ad esempio: 000125 A, oppure 125 (2014A) > sezionale A o (2014A)
  • <prefisso> <nr progressivo> <suffisso>, ad esempio: 2014-000125/A > sezionale 2014- … /A
Quali sono le ragioni più frequenti per cui una fattura viene scartata da Digithera prima dell'invio a SDI? Le ragioni sono molteplici ma le più frequenti, fino a questo momento, sono le seguenti:
Fattura PA
  • Codice Univoco Errato o Assente - Il codice inserito non trova riscontro nel database dell'Indicepa.gov.it a cui Digithera si sincronizza quotidianamente.
  • Codice Univoco e Codice Fiscale Destinatario non correlati - Quando tale combinazione non trova riscontro nell'Indicepa.gov.it è molto probabile il rifiuto di SdI.
  • Indirizzo del Destinatario Incompleto o errato - - L'indirizzo del Destinatario è univocamente associato al Codice Ufficio.
  • Prezzi nel corpo della Fattura IVA inclusa - Le regole tecniche della fattura PA prevedono che i prezzi nel corpo siano Imponibili (IVA esclusa).
  • Riferimento Amministrazione per le Fatture all'INPS Assente - L'ente richiede questo codice di 15 caratteri che definisce univocamente la relazione Ufficio - Fornitore
  • Codice CIG e/o CUP di lunghezza non corretta - Tale evenienza comporta il blocco da parte del Sistema di Interscambio.

Fatture Privati:
  • Mancanza Codice Destinatario o PEC - Risulterebbe quindi impossibile per SDI procedere alla consegna della Fattura.

Casistiche Comuni:
  • Partita IVA che in realtà è un Codice Fiscale- Quando tale combinazione non trova riscontro è molto probabile il rifiuto di SdI.
  • Somma degli imponibili non coerente con i Totali- Anche l'arrotondamento non gestito prevede lo scarto della Fattura.
  • Numerazione Fattura non Coerente con un sezionale IVA separato- Non implica un problema per il Cliente ma per il conservatore.
  • Codice Natura non ammesso- a partire dal 1° gennaio 2021, non sono più ammessi i valori generici N2, N3 o N6 come codice natura dell'operazione, risulta quindi necessario utilizzare i nuovi riferimenti introdotti. Consigliamo inoltre, dopo aver individuato il corretto riferimento da inserire insieme al proprio fiscalista, di aggiornare la propria anagrafica Digithera riportando il nuovo codice Natura. Per i clienti che utilizzano il formato PDF per l'invio, è opportuno provvedere all'inserimento del riferimento esteso all'interno delle Fatture emesse (esempio "N2.2 non soggette - altri casi") avendo cura di fornire al nostro supporto tecnico un esempio prima di procedere al primo invio a seguito dell'adeguamento.
Le mie fatture elettroniche richiedono la Marca da Bollo, come devo fare? Nel caso di fatturazione elettronica l’imposta di bollo va assolta in modo esclusivamente virtuale. Tale ottemperanza vale per tutti i documenti fiscalmente rilevanti in realtà (fatture, ai registri e agli altri atti emessi o utilizzati nell’anno). Per inserire il bollo all'interno della fattura elettronica bisogna seguire le seguenti indicazioni:

    Per ReDigit:
    • Nel caso in cui sia da inserire in fattura ma non da addebitare: : è necessario selezionare il pulsante di aggiunta del bollo relativo a "Bollo a tuo carico", verificando che l'importo inserito sia corretto.
    • Nel caso in cui il bollo sia presente in fattura e sia da addebitare: è necessario selezionare il pulsante di aggiunta del bollo relativo a "Bollo a carico del cliente", verificando che l'importo inserito sia corretto e avendo cura di compilare la relativa l'aliquota IVA corrispondente.
    • Nel caso in cui la fattura sia esente da Bollo: sarà sufficiente lasciare il campo vuoto, senza selezionare nessuna delle voci presenti.

    Per tutti gli altri formati (ReDigiMail, TeleDigita, ScanDigit e InDigita): è indispensabile inserire la dicitura per i casi seguenti:
    • Bollo ancora da assolvere:"bollo da assolvere ai sensi dell’art. 6 del DM del 17.6.2014" - Il Numero Bollo di 14 caratteri da inserire in fattura è: "DM-17-GIU-2014".
    • Bollo già assolto:: “bollo assolto ai sensi dell’art. 6 del DM del 17.6.2014” - Numero Bollo di 14 caratteri da inserire in fattura uguale al codice di autorizzazione (non il protocollo).
    • Se il bollo è addebitato: al destinatario della fattura deve essere inserito all'interno del totale fattura e all'interno del totale da pagare (se presente in fattura).

  • Entro quanto tempo:Il pagamento dell'imposta relativa agli atti, ai documenti e ai registri emessi o utilizzati durante l'anno avviene in un'unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio. Il pagamento dell'imposta relativa alle fatture elettroniche emesse nel primo, nel terzo e nel quarto trimestre solare dell'anno di riferimento è effettuato entro l'ultimo giorno del secondo mese successivo alla chiusura del trimestre mentre il pagamento dell'imposta relativa alle fatture elettroniche emesse nel secondo trimestre solare è effettuato entro l'ultimo giorno del terzo mese successivo alla chiusura del trimestre. (Decreto 4 dicembre 2020)
    PeriodoScadenza per il pagamento
    1° Trimestre31 Maggio
    2° Trimestre30 Settembre
    3° Trimestre30 Novembre
    4° Trimestre28 Febbraio (o 29 febbraio se anno bisestile)

  • Quando è dovuta e di quanto:La disposizione riguarda soprattutto un’ampia fascia di tecnici, “regime dei minimi” compreso, e imprese, che emettono fatture e documenti d'importo complessivo superiori ad 77,47 euro riguardanti operazioni: fuori campo IVA; escluse da IVA; esenti da IVA. L'imposta è pari a 2 € a fattura e può essere assolta direttamente dal Cessionario/Committente o dal Cedente/Prestatore.

  • Come pagare:Il versamento dell'imposta di Bollo va effettuata mediante modello F24.
Nelle mie fatture devo inserire lo Split Payment, come devo fare per le PA che lo richiedono? Nel DM del 23/01/2015 si indica un meccanismo di scissione dei pagamenti da applicarsi alle operazioni per le quali le amministrazioni non siano debitori d'imposta ai sensi delle disposizioni generali in materie d'IVA. Cosa cambia per i nostri clienti nella compilazione delle fatture:
    • ReDigit: per la compilazione online sarà previsto l'aggiornamento dell'esigibilità IVA per ogni fattura. Nel caso la maggior parte delle fatture abbiano esigibilità iva con lo split payment conviene modificare in Anagrafica, all'interno della propria area personale cliccando su "informazioni richieste per fattura PA", la propria esigibilità IVA.
    • DigiConnect: Per chi invia già le fatture in XML-PA dovrà modificare il campo dell'esigibilità iva nel formato xmlpa come indicato sul sito fatturapa.gov.it
    • Tutti gli altri formati (ReDigimail, TeleDigita, ScanDigit e InDigita): si dovrà inserire l'etichetta "Esigibilità IVA" e una delle seguenti diciture: "scissione pagamenti", "scissione del pagamento", "scissione pagamento", “split payment".
Come devo fare per inserire il Reverse Charge nelle mie fatture? Per inserire l'esenzione IVA il Reverse Charge, è necessario indicare la corretta Natura di Esenzione all'interno dell'aposito Campo, Fino al 31/12/2020 era sufficiente indicare "N6 - Inversione Contabile", ma a partire dal 1 gennaio 2021 sono state introdotti nuovi sottocodici specifici, che hanno sostituito il riferimento generico. Consigliamo quindi di prendere contatto con il proprio fiscalista per comprendere nel dettaglio quale delle nove distinte Natura di Esenzione risulta più adeguata alle vostre esigenze. All'interno della fattura, andrà poi indicato come segue, ricordando di segnalare per esteso sia codice che riferimento come riportato nell'esempio:

  • come NATURA DELL'ESENZIONE (esempio) "N6.1 - Inversione contabile - cessione di rottami e altri materiali di recupero"
  • come "Aliquota IVA 0%"

In particolare per i clienti che utilizzano il servizio RedigiMail e producono le proprie fatture in formato PDF, consigliamo di trasmettere al nostro supporto il modello aggiornato con il nuovo riferimento, avendo così modo di effettuare una verifica di correttezza prima di inviare la prima fattura contenente la nuova Natura di Esenzione.