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Definizione, Regole e Obblighi per gli e-Ordini

NSO, cos'è? NSO, o Nodo Smistamento Ordini, è il sistema digitale di trasmissione degli ordini individuato dal MEF che ha il compito d'integrarsi con il Sistema di Interscambio (SDI), all’interno del più ampio progetto Acquisti Pubblici in Rete (APiR). L'invio di e-Ordini attraverso NSO segue un percorso simile a quello previsto per le Fatture Elettroniche attraverso SDI, occupandosi quindi della verifica del documento in formato UBL XML (formato utilizzato per la trasmissione di e-ordini NSO), del suo smistamento attraverso un apposito indirizzo telematico e della consegna al corretto destinatario, avendo quindi funzione di "postino virtuale".
Tale sistema nasce dalla necessità di garantire maggiore trasparenze all'interno dei processi di approvvigionamento delle Pubbliche Amministrazioni, in particolare quelle legate al Servizio Sanitario Nazionale in questo primo periodo di adozione, ma che in futuro verrà esteso a tutti gli Enti della PA, così come permetterà il transito di documenti collegati all’ordine quale il DDT.
L'invio e ricezione di Ordini transitati attraverso il Nodo Smistamento Ordini risulta quindi fondamentale per la certezza che la fattura emessa risulti regolarmente a fronte di un ordine effettivamente transitato da NSO e possa poi essere correttamente liquidata e pagata dalla PA.
e-Ordini NSO ed e-Ordini Peppol, chiarimenti NSO è un progetto Italiano che utilizza un formato e-ordine open source (XML Peppol appunto) e l’infrastruttura tecnologica di SDI, oltre a permettere di utilizzare la rete Peppol anche per l’invio e ricezione degli ordini. La rete Peppol viene utilizzata principalmente degli Enti del SSN presenti in Emilia-Romagna, dove l'obbligo di ordine elettronico è stato introdotto precedentemente alla realizzazione del progetto NSO. Data la ancora discreta confusione sul progetto NSO, semplificando possiamo dire che e-ordini NSO e e-ordini Peppol sono equivalenti come terminologia. Digithera usa un codice destinatario NSO per la ricezione degli ordini ma mette a disposizione dei fornitori del SSR dell’Emilia Romagna un ID Peppol
Chi è obbligato a ricevere e-Ordini? Tutti i fornitori degli Enti pubblici del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) di beni (a partire dal 1° febbraio 2020) e Servizi (a partire dal 1° gennaio 2021) devono essere in grado di ricevere e gestire gli Ordini Elettronici di approvvigionamento emessi dalle PA del SSN.
Quante tipologie di e-ordini esistono?Esistono 4 distinte tipologie di e-Ordine NSO e 3 differenti profili, relativi ai diversi processi di ordinazione, tuttavia al momento la quasi totalità degli ordini hanno sono ordini semplici:
  • Ordine Semplice, questo è il processo “tradizionale”, in cui il cliente (Ente pubblico) invia, attraverso NSO, un ordine di acquisto al fornitore. In questo scenario, inoltre, il cliente comunica implicitamente di non essere in grado di gestire eventuali messaggi di risposta inviati dal fornitore in modalità elettronica strutturata tramite NSO: questi dovranno essere trasferiti attraverso canali tradizionali (per esempio telefono o email).
  • Ordine completa, anche in questo caso il processo di ordinazione è attivato dal cliente (Ente pubblico), che invia, attraverso NSO, un ordine di acquisto al fornitore. Qui, al contrario dello scenario precedente, il cliente comunica implicitamente di essere in grado di gestire eventuali messaggi di risposta inviati dal fornitore in modalità elettronica strutturata tramite NSO. Tale possibilità rimane sempre facoltativa per il fornitore.
  • Ordine Pre-Concordato, è lo scenario in cui è il fornitore stesso a emettere l'ordine per conto del proprio Cliente SSN, in accordo con quest'ultimo e in base a determinate condizioni.
Come faccio a Ricevere gli e-Ordini NSO / Peppol? Contestualmente all'attivazione del servizio dedicato di ricezione di e-Ordini, riceverai un codice identificativo con funzione d'indirizzo telematico. Tale riferimento, una volta comunicato all'Ente del Servizio Sanitario Nazionale di cui sei fornitore, ti permetterà di ricevere e gestire tutti i tuoi e-Ordini NSO e/o Peppol, comodamente all'interno di Controller, la super Consolle Digithera. Controller ti mette a disposizione tutti gli strumenti necessari per ricevere, consultare e gestire gli e-Ordini ricevuti dai tuoi Clienti del SSN.
La mia Fattura collegata all'ordine è stata Rifiutata dall'Ente del SSN Le motivazioni del rifiuto potrebbero essere differenti, oltre alle tipiche motivazione per cui la PA può decidere di rifiutare una fattura, che ti invitiamo ad approfondire all'interno della FAQ dedicata, nel caso particolare di fatture collegate a e-Ordini potrebbero verificarsi anche le seguenti casistiche:
  • Mancanza della tripletta identificativa, obbligatoria all'interno del documento a partire dal 1° gennaio 2021 per le fatture emesse da fornitori di beni del SSN e a partire dal 1° gennaio 2022 per le fatture di Servizi per il SSN.
Cos'è e Come si compone la tripletta identificativa necessaria per le fatture collegate a e-Ordini? Si tratta dei riferimenti che identificano univocamente l’ordine elettronico e che sono necessari all'interno della fattura emessa da parte del Fornitore del SSN per la corretta liquidazione e successivo pagamento da parte della PA della fattura stessa. In mancanza di tali riferimenti, l'Ente del SSN potrà non predisporre il pagamento della fattura (non vi è certezza che la fattura è emessa a fronte di un ordine elettronico effettivamente transitato da NSO).
  • “EndpointID», è un codice a sei caratteri alfanumerici e rappresenta l’identificativo dell’ufficio che ha emesso l’ordine, che può essere diverso dal codice univoco ufficio di fatturazione;
  • «ID» l’identificativo del Documento assegnato dall’Emittente, cioè il numero di ordine;
  • «IssueDate» la data del Documento, cioè la data dell’ordine.
Nello specifico per la fattura in XML:
  • Nel campo 2.1.2.2 <IdDocumento> della Fattura Elettronica va riportato l’identificativo del Documento Ordine («ID») a cui la fattura fa riferimento;
  • Nel campo 2.1.2.3 <Data> della Fattura Elettronica va riportata la data di emissione del Documento Ordine («IssueDate»);
  • Nel campo 2.1.2.5 <CodiceCommessaConvenzione> della Fattura Elettronica va riportato l’identificativo del soggetto che ha emesso il Documento Ordine («EndpointID») preceduto e seguito dal carattere #.
Sono presenti delle linee guida per la compilazione di fatture collegate a e-Ordini?Per chi utilizza il formato PDF, chiediamo d'inserire la tripletta di identificazione in un’unica stringa, con il codice commessa convenzione vicino all’ordine a cui si riferisce (es. Ordine n. 123 del 01/01/2021 ComCv: #TEST07#). Come etichette al posto di “ComCv:” è possibile utilizzare una delle seguenti varianti:
  • ComCV
  • CommConv
  • CommessaConvenzione
In ogni caso prima di procedere all'invio della prima fattura, PDF riportante le indicazioni relative all'e-Ordine, è opportuno inviare un esempio al nostro supporto tecnico, in modo da avere la possibilità di effettuare i dovuti test di verifica ed estrazione dei nuovi campi prima di procedere all'invio del documento verso l'ente del SSN.