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A presto!

Nuove Linee Guida AgID - Responsabile della Conservazione e Manuale Custom


A seguito dell’introduzione delle nuove linee guida AgID per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, ogni titolare di Partita IVA ha l’obbligo di assegnare ad una persona fisica il ruolo di Responsabile della ConservazioneTale ruolo va assegnato in modo esplicito ad un soggetto interno o esterno alla propria organizzazione e non può essere il responsabile del Processo di Conservazione (che è invece il Conservatore).

La figura del Responsabile della Conservazione può essere appunto interna (dipendente) o esterna (consulente/fornitore). E' a sua cura la compilazione del documento integrativo del Mnuale della Conservazione, disponibile nella nuova sezione Nuove Regole Agid all’interno del menu Conservazione Sostitutiva presente sul Cruscotto della propria Area Riservata.

Le nuove linee AgID non modificano le modalità con cui Digithera predispone i Pacchetti di Versamento contenenti tutti i documenti da conservare e li inoltra ad Omniadoc SpA. Non sarà quindi necessario effettuare alcuna ulteriore attività in relazione ai documenti che necessitano di conservazione (Fatture, registri, PEC, ecc). 



Digithera mette quindi a disposizione dei propri Clienti la possibilità di compilare direttamente online il documento integrativo a titolo puramente gratuito. E' quindi possibile nella sezione sopra indicata:

  • compilare il modulo online relativo all’integrazione del Manuale di Conservazione a cura del Responsabile della Conservazione, partendo dai dati disponibili in anagrafica, o scaricarne una versione PDF compilabile in locale.

  • scaricare il modulo compilato in PDF per procedere alla firma e al successivo invio in conservazione;

  • acquistare il servizio di conservazione del manuale e procedere all’upload in conservazione, qualora si desideri utilizzare il Servizio Digithera a questo proposito. Il servizio è acquistabile nella pagina sopra indicata oppure direttamente dal Configuratore.

Il modulo va compilato e firmato a cura del Responsabile della Conservazione.

Nel caso in cui si disponga di un profilo Rivenditore, si potrà selezionare ogni singolo Cliente per procedere alla compilazione dell'integrazione individuale. In presenza di Portale Assistiti in White Label, ogni cliente abilitato potrà accedere ad una pagina analoga disponibile nel menù di navigazione e compilare il modulo online direttamente dalla propria Area Riservata, risultando autonomo nella compilazione e nel download. Il relativo servizio di conservazione del manuale andrà acquistato nel configuratore e assegnato al singolo cliente, il quale poi troverà la sezione su cui effettuare l'upload direttamente nella stessa pagina.

Responsabile della Conservazione in outsourcing

 
Ogni titolare potrà decidere di essere il Responsabile della Conservazione oppure assegnare tale ruolo ad un terzo, interno o esterno. 
Qualora si desideri una figura esterna all'organizzazione che assuma tale ruolo, è possibile affidarsi a Digithera srl o ad un Partner certificato di Digithera, Globalquality Srl, che dispone di risorse qualificate, esperienza specifica ed ha predisposto la soluzione digiMOG per ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione. Sono previsti 3 differenti livelli di servizio, in base al tipo di monitoraggio che si desidera richiedere:

STANDARD: Servizio erogato da Digithera srl, ideale per professionisti, piccole imprese, con un numero limitato di documenti (inferiore a 500 documenti/anno in conservazione sostitutiva).
PRO: La soluzione, erogata da Globalquality srl, ideale per aziende di medie dimensioni, con un numero significativo di documenti/anno in conservazione sostitutiva, o con processi di archiviazione strutturati.
PREMIUM: Servizio erogato da Globalquality srl, di Responsabile della Conservazione con progetto personalizzato in base alle esigenze del Cliente, assistenza telefonica e in videoconferenza dedicata. Contattaci per ottenere una quotazione personalizzata.

Confronta le tre opzioni attraverso una semplice tabella a matrice

Ti serve aiuto per la compilazione del documento integrativo? Consulta la nostra Guida alla Compilazione dei Documenti Integrativi, le nostre FAQ dedicate o contatta il nostro Supporto Tecnico.