Nomina un Responsabile della Conservazione a norma AgID, senza appesantire la tua organizzazione.
Ogni sistema di conservazione elettronica sostitutiva richiede un Responsabile della Conservazione: un ruolo con competenze giuridiche, informatiche e archivistiche e adempimenti che si ripetono nel tempo. Con Digithera lo compili online dalla tua area riservata, oppure lo affidi a noi in outsourcing.
Il Responsabile della Conservazione: un ruolo, non un semplice fornitore
La figura a cui la normativa affida la conformità e la corretta gestione dell’intero processo di conservazione nel tempo.
Il Responsabile della Conservazione è previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e disciplinato nel dettaglio dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. A lui competono la definizione delle caratteristiche del sistema di conservazione, la gestione del relativo processo e il mantenimento della conformità per l’intero periodo previsto dalla legge.
Non è un’etichetta formale: comporta adempimenti puntuali e ricorrenti, come la redazione del Manuale della Conservazione — obbligatorio dal 2022 — la verifica periodica di leggibilità e integrità dell’archivio, l’adozione delle misure di sicurezza del sistema, la gestione dell’accesso e dell’esibizione dei documenti e, quando dovuta, la comunicazione all’Agenzia delle Entrate.
Servono quindi competenze multidisciplinari — informatiche, archivistiche e giuridiche — che raramente convivono dentro una PMI o uno studio professionale. La normativa lo consente: il ruolo può essere assunto da una persona interna con adeguate competenze, oppure affidato a un soggetto esterno, purché terzo rispetto al Conservatore.
- §D.Lgs. 82/2005 (CAD) — artt. 43, 44 e 44-bis: conservazione dei documenti informatici e conservatori accreditati.
- §Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 1° gennaio 2022.
- §Manuale della Conservazione — obbligatorio dal 2022 per chi si avvale della conservazione a norma.
- §DM 17 giugno 2014 — assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.
Gli adempimenti che restano in carico al Responsabile
Attività continuative, non un adempimento da svolgere una volta e archiviare. Sono quelle che Digithera si assume quando viene nominata.
Definizione del sistema
Stabilisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia dei documenti trattati.
Manuale della Conservazione
Redige e aggiorna il documento che descrive l’intero processo adottato dall’organizzazione.
Verifica di leggibilità
Controlla periodicamente che i documenti conservati restino leggibili, integri e accessibili.
Sicurezza fisica e logica
Adotta e mantiene aggiornate le misure che proteggono il sistema da accessi non autorizzati e alterazioni.
Comunicazioni all’Agenzia delle Entrate
Gestisce, quando dovuta, la trasmissione dell’impronta dell’archivio informatico e della marca temporale.
Accesso ed esibizione
Garantisce la reperibilità e l’esibizione dei documenti conservati in caso di verifica o controllo.
Due strade possibili, un solo ruolo da coprire con competenze adeguate
La normativa lascia la scelta all’organizzazione: una persona interna con le competenze necessarie, oppure un soggetto esterno che se ne assume la responsabilità.
Affidalo a Digithera
- ✓Competenze già disponibili, senza formazione interna
- ✓Adempimenti periodici seguiti direttamente da noi
- ✓Continuità garantita da una struttura, non da una persona
- ✓Un unico interlocutore per conservazione e responsabilità
Responsabile interno
- —Richiede competenze informatiche, archivistiche e giuridiche da formare e aggiornare
- —Tempo dedicato ad adempimenti periodici e verifiche
- —Nessun affiancamento specialistico esterno
- —Continuità legata alla singola persona nominata
Il Manuale della Conservazione, compilato online
Dal 2022 il Manuale è obbligatorio per chi conserva a norma. Non è un modello generico: descrive la tua organizzazione, i ruoli, le procedure e le responsabilità effettivamente adottate. Con Digithera lo compili direttamente dall’area riservata.
Dalla nomina alla conservazione, in quattro passi
Trovi tutto nella sezione «Nuove Regole AgID» del cruscotto, nel menù Conservazione Sostitutiva.
Nomini il Responsabile
Persona fisica, interna o esterna, purché terza rispetto al Conservatore.
Compili il Manuale online
Il documento integrativo parte dai dati in anagrafica; in alternativa scarichi il PDF compilabile.
Scarichi e firmi
Il modulo in PDF, pronto per la firma del Responsabile della Conservazione.
Lo conservi
Attivi il servizio di conservazione del manuale e fai l’upload: 5 anni a norma.
Responsabile della Conservazione in outsourcing
Tre livelli di servizio, in base al monitoraggio che desideri. La conservazione tecnica è affidata a un conservatore accreditato AgID.
Standard
Erogato da Digithera: ideale per professionisti e piccole imprese, fino a 500 documenti/anno.
Pro
Per aziende di medie dimensioni, con volumi significativi o processi di archiviazione strutturati.
Scopri il Pro →Premium
Progetto personalizzato per più classi documentali e processi strutturati, con assistenza dedicata.
Richiedi una quotazione →Le domande più comuni sul Responsabile della Conservazione
Ogni azienda deve nominare un Responsabile della Conservazione? +
Sì. Ogni sistema di conservazione elettronica sostitutiva deve avere un Responsabile individuato, sia che l’azienda conservi in autonomia sia che si avvalga di un conservatore esterno.
Chi può assumere il ruolo? +
Una persona interna con adeguate competenze informatiche, archivistiche e giuridiche, oppure un soggetto esterno — purché terzo rispetto al Conservatore. Digithera può assumere il ruolo per te.
Il Manuale della Conservazione è davvero obbligatorio? +
Sì: dal 2022 la redazione del Manuale è un obbligo per chi si avvale della conservazione a norma, ed è uno dei documenti richiesti in caso di verifica.
Devo fare qualcosa sui documenti già in conservazione? +
No. Le nuove Linee Guida non cambiano il modo in cui prepariamo e inoltriamo i pacchetti di versamento: fatture, registri e PEC restano a norma senza ulteriori attività da parte tua.
Quanto costa? +
La conservazione del Manuale ha un canone di 10 € per 5 anni. Se preferisci affidare a noi il ruolo di Responsabile esterno, il servizio Standard parte da 200 € per 5 anni; per volumi maggiori sono disponibili i livelli Pro e Premium.
Metti il ruolo di Responsabile in mani competenti
Compili il Manuale online, lo conservi a norma per 5 anni e, se vuoi, affidi a Digithera l’intero ruolo di Responsabile della Conservazione — con gestione continuativa inclusa.
