Il Servizio Invoice Dispatcher – Ricevi le Fatture Fornitori anche via mail (in PDF)

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Servizio Invoice Dispatcher

La ricezione delle fatture in un formato non immediatamente leggibile è sicuramente uno dei principali cambiamenti che produrrà l’obbligo di Fatturazione Elettronica di gennaio 2019. L’interpretazione di tali file non è infatti immediata, servono infatti dei convertitori che spesso richiedono operazioni manuali, salvo quando il sistema gestionale non sia in grado di pre-caricare i file ricevuti.

La piattaforma di Digithera permette comunque di veicolare le fatture ricevute dal Sistema di Interscambio direttamente in PDF, con gli eventuali allegati, ad un indirizzo mail di destinazione, salvando in uno speciale registro la traccia di ogni singolo invio.

La ricezione di una fattura in PDF, sebbene sia una copia analogica non conforme all’originale, permette un immediato controllo della validità e della correttezza del documento, cui può seguire immediatamente dopo di scadenzarne la registrazione contabile e quindi il pagamento.

Diventa molto importante anche la sequenza di ricezione tra chi deve effettivamente riconciliarla con un documento di ordine o autorizzarla e chi effettivamente effettua la registrazione contabile (es. il Commercialista per i Soggetti IVA più piccoli). Alcuni semplici accorgimenti renderanno la vita più facile.

Un Servizio di inoltro via mail in PDF delle fatture ricevute sia a chi le autorizza che e a chi le registra

 

Per venire incontro alle esigenze dei propri Clienti, Digithera ha anche sviluppato un Servizio di inoltro automatico delle fatture ricevute da SDI, previa conversione in PDF ed estrazione degli allegati, che funziona creando semplici regole con i seguenti parametri:


  • Si identifica la fattura ricevuta secondo attributi nel file XML: Partita IVA o Codice Fiscale del Fornitore.
  • Si seleziona il formato degli allegati che si vogliono inviare per email: (PDF, ZIP, XML senza firma, HTML, ecc)
  • Si identifica il Cliente interno (es. Contabilità fornitori, Commercialista, ecc) a cui inviare mail inserendo uno o più indirizzi di posta elettronica.
  • Si lascia al Servizio il resto delle attività  

  

Per ogni fattura ricevuta il Servizio provvederà in autonomia a controllare l’esistenza di una regola e quindi all’inoltro agli indirizzi associati alla regola.

Il Servizio è particolarmente utile nella fase transitoria dopo l’avvio della Fatturazione Elettronica obbligatoria in quanto permetterà di assolvere agli obblighi di legge attraverso la ricezione via SDI della fattura in XML SDI, avendo ancora la possibilità di ricevere le fatture in un formato PDF leggibile con cui attivare gli stessi meccanismi di riconciliazione o autorizzazione oggi esistenti, in attesa che il proprio sistema gestionale venga aggiornato per poter pre-caricare la fattura ricevuta.

La fattura infatti può essere inviata contestualmente al proprio commercialista, prima o dopo averla rilasciata con un’apposita funzione presente in Digithera, che permette appunto di autorizzare con delle note le singole fatture ricevute. 

Configurazione del Server SMTP, per personalizzare le mail inoltrate

 

Il Servizio Invoice Dispatcher invia messaggi con un indirizzo mittente di Digithera (no-reply@digithera.eu), consentendo comunque di impostare il proprio server di posta, quindi il proprio indirizzo e nome mittente.

 

 

Oggetto e corpo del messaggio

 

 

Mentre l’oggetto della mail identifica sempre il mittente, il destinatario ed il documento che viene inviato in termini di numero e data di emissione, il corpo della mail può sempre essere personalizzato con un editor html.

Il Messaggio deve indicare chiaramente che la fattura inviata è una copia non confirme all'originale ed eventualmente accompagnare un messaggio personalizzato da parte dell'utente.

  

 

  

Un Registro per tenere conto di ogni messaggio inviato

 

Per ogni messaggio inoltrato verrà aggiunta una riga ad un registro specifico, consultabile all'interno di ogni singolo documento fattura. Verrà salvata ora e giorno di invio, indirizzi mail di destinazione e quando possibile lo stato dell'invio.

 

Il Servizio Dispatcher può anche depositare le fatture convertite in PDF nel Server FTP

 

Oltre a garantire l'invio delle mail con le fatture convertite in allegato, il Servizio può anche depositare le fatture convertite in una cartella specifica del Connettore FTP. Si può configurare il formato degli allegati, in maniera indipendente da quella previsti per l'invio per email e il Servizio procederà automaticamente a convertire ogni fattura ricevuta prima di depositarla nell'FTP.

Questa funzionalità prevede che il Connettore FTP sia stato precedentemente attivato, ed è inclusa nel costo del Servizio Dispatcher. 

 

Come funziona il Servizio Dispatcher per gli intermediari

 

Nella costruzione delle regole indicate nei paragrafi precedenti, nel caso di Intermediario compare un attributo in più da configurare, corrispondente alla Partita IVA del Destinatario per cui le regole possono essere associate i diversi clienti dell’Intermediario stesso.

 

Il Servizio Invoice Dispatcher ha un costo di attivazione ed un canone annuale relativo al lotto corrispondente al volume di documenti da inoltrare, per singolo Soggetto IVA (Cliente Finale).

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