La conservazione sostitutiva a norma di legge

La conservazione sostitutiva è la pratica di archiviazione dei documenti elettronici in un archivio abilitato. Questo non significa che le fatture, siano esse inviate alla PA o ad altri enti o aziende, debbano essere semplicemente salvate su un computer, ma significa inviarle a un provider certificato che le conserva per te per 10 anni.

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Conservare digitalmente il documento analogico vuol dire, dunque, sostituire quest’ultimo con il medesimo documento in formato digitale 
e garantirne la validità nel tempo, impedendo - attraverso particolari accorgimenti tecnico/giuridici, tra i quali la firma digitale - che il suo contenuto o la sua forma vengano in qualche modo modificati o alterati.

 

Preliminarmente occorre tenere ben distinto il processo di archiviazione elettronica, il quale risulta essere il passaggio propedeutico alla conservazione sostitutiva. Infatti non sono previste particolari procedure operative, l’adempimento viene lasciato all’iniziativa del soggetto interessato, il quale potrà utilizzare qualsiasi supporto informatico e qualsiasi metodologia di archiviazione, al fine di una più facile accessibilità.


 

Il procedimento si attiva trasponendo il documento cartaceo su un supporto di memorizzazione, mantenendo la conformità dell’originale garantita dal responsabile della conservazione. 

Al termine del processo, sull’insieme dei documenti (sull'indice di conservazione) verrà apposta il riferimento temporale e la firma digitale. L’apposizione del riferimento temporale prima della firma digitale trova motivazione nella necessità di bloccare ad una data certa il contenuto dei documenti memorizzati e conservati, realizzando quindi il cosiddetto “file di chiusura”. Il legislatore ha previsto che i documenti digitali debbano possedere determinate caratteristiche:

  • non devono essere modificabili nel tempo (art 1, c. 2, lettera a, Dm 23 gennaio 2004)
  • non devono contenere né macroistruzioni né codici eseguibili, come ad esempio l’aggiornamento automatico ogni volta che si apre il documento.

La circolare 36/2006 precisa che si possa procedere alla dematerializzazione dei documenti, anche solo di una parte di essi, come ad esempio solo uno dei registri fiscali obbligatori. Ovviamente deve essere eseguita un’unica modalità di conservazione per l’intero periodo di imposta. Si pensi ad esempio all’archivio del registro acquisti, ogni fornitore dovrà avere una medesima archiviazione per l’intero esercizio, per garantire una corretta consultazione ed eventuale esibizione.

Il responsabile della conservazione di norma si identificazione con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo. Nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato sia un terzo esterno alla società.

Il responsabile potrà delegare a sua volta, in tutto o in parte le sue funzioni a persone, che per competenza o esperienza, garantiscono la corretta esecuzione delle operazioni ad esso delegate:

  • attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione
  • gestire il sistema nel suo complesso e garantire l’accesso alle informazioni
  • verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati
  • predisporre le misure di sicurezza del sistema al fine di garantire la sua continua integrità
  • richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento
  • definire e documentare le procedure da rispettare per l’apposizione della marca temporale
  • verificare con periodicità non superiore ai cinque anni che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.

 

Impronta degli archivi informatici: comunicazione all'Agenzia delle Entrate

Il file contenente l’archivio deve essere innanzitutto firmato digitalmente, così da ottenere un nuovo file con estensione .p7m; a quest’ultimo, poi, viene applicato un procedimento di hashing, sulla base di un algoritmo matematico (hash), solitamente in standard SHA-256, ottenendo, quindi, l’impronta dell’archivio; infine, al file firmato digitalmente deve essere applicata la marca temporale. La comunicazione da effettuare all’Agenzia delle Entrate in formato .xml deve recare sia i dati dell’impronta che quelli della marcatura temporale.

La trasmissione dell’impronta può essere effettuata direttamente dal contribuente, utilizzando i canali Entratel o Fisconline, oppure dal responsabile della conservazione – persona fisica o gestore incaricato da un ente – oppure da un intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni dei redditi.

Deve sempre essere indicato il responsabile della conservazione incaricato per l’anno d’imposta oggetto di comunicazione e, nel caso di più responsabili per diversi archivi, occorre trasmettere impronte distinte con diversi responsabili.

 

Infine, solo le fatture elettroniche possono essere conservate su server esteri, mentre tutti gli altri documenti fiscali devono essere conservati su supporti magnetici, ottici o server collocati in Italia.


Caratteristiche fondamentali per il processo di Conservazione di un documento

Per poter inviare una fattura in modo corretto in Conservazione Sostitutiva occorre seguire alcuni passaggi che stabilisce la normativa:

  • Fattura in formato XMLPA in formato p7m disponibile. La notifica finale del Sistema di Interscambio può andare in conservazione con la fattura ai fini di una maggiore solidità probatoria;

  • Fattura in formato PDF in sostituzione del formato cartaceo, con o senza firma digitale applicata

  • Per le fatture in PDF, necessità di disporre di un set di metadati (parametri specifici della fattura) con cui creare l'indice che andrà poi firmato e marcato digitalmente.

  • Dettagli sui sezionali IVA cui fanno riferimento le fatture per verificare l'assenza di buchi di numerazione. 

 

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