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A presto!

Informazioni sulla Conservazione Sostitutiva con Digithera

Digithera si occupa anche di Conservazione Sostitutiva? Si, tra i servizi offerti da Digithera è disponibile la Conservazione Sostitutiva a norma di legge per 10 anni presso un conservatore abilitato e accreditato AGID. Tale servizio risulta già incluso per tutti le fatture che transitano dai nostri canali, non dovrai quindi preoccuparti di nulla, penseremo a tutto noi!
Per usufruire della Conservazione Sostitutiva inclusa, è necessario accettare le condizioni di servizio, abilitando in questo modo il servizio di Conservazione.
Con Digithera è inoltre possibile conservare anche Fatture non transitate attraverso il nostro sistema di Fatturazione (ad esempio fatture GSE) oltre a Libri Contabili e altre tipologie di registri. È inoltre possibile definire progetti ad hoc di Conservazione Sostitutiva per diverse tipologie di documenti, in questo caso il servizio si configura attraverso un progetto specifico che richiede un'interazione diretta tra Digithera e il Cliente per definire modalità e costi.
Quali sono le tempistiche prevista per la conservazione? Per legge, la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali deve avvenire entro e non oltre il terzo mese successivo dalla dichiarazione dei redditi, come stabilito da Agenzia delle Entrate con la Risoluzione 46/E A del 10 aprile 2017. Tipicamente, salvo proroghe alle tempistiche per la dichiarazione dei redditi, tale limite viene individuato con l’ultimo giorno del mese di febbraio.
Esempio: La Conservazione Sostitutiva delle fatture emesse e ricevute nell'anno 2020, dovranno essere inviate in conservazione entro e non oltre il 28 febbraio 2022 (salvo proroghe).
Dove posso trovare le credenziali per accedere ai documenti conservati? Le credenziali, con relativo link di accesso al portale del conservatore, sono state comunicate mezzo PEC durante la fase di attivazione del servizio di Conservazione Sostitutiva a seguito del ricevimento della delega di incarico (Fatture fino al 31 dicembre 2019). Nel caso in cui non ne foste più in possesso è possibile richiedere al nostro supporto tecnico il reset delle credenziali, tale operazione potrebbe richiedere alcuni giorni per essere portata a termine.
Nel corso del 2020, Digithera, ha avviato un nuovo processo per la Conservazione Sostitutiva dei documenti Fiscali attraverso il proprio portale di Fatturazione Elettronica. Le credenziali di accesso, con relativo link e stato di abilitazioni, sono consultabili all'interno dell'apposita sezione presente nell'Area Riservata.
Dove posso trovare le Fatture Conservate dal 1° gennaio 2020 a Oggi? Con l'inizio del 2020 Digithera ha modificato le modalità e il portale all'interno del quale è possibile consultare le proprie fatture Elettroniche Conservate. Le modalità di accesso sono consultabili all'interno della FAQ precedente e nel manuale dedicato disponibile in Area Riservata. Rammentiamo che l’ambiente di conservazione presenta logiche di interazione ridotte con i documenti, presentando procedure dedidicate per la ricerca e consultazione degli stessi. Se la necessità è quella di verificare il contenuto di documenti degli scorsi l documento e non la i documenti, per cui i clienti hanno a disposizione Controller.
Perché vedo solamente 200 documenti conservati durante la ricerca? Purtroppo si tratta di un limite impostato dalla piattaforma utilizzata per la conservazione dei documenti fino al 31 dicembre 2019. Le 200 fatture mostrate, rappresentano solamente una piccola parte di quelle realmente disponibili e correttamente conservate. Per poter visualizzare tutti i documenti conservati risulta necessario effettuare ricerche mirate, riducendo quindi il ventaglio di possibili risultati, permettendo così al sistema di mostrar poter visualizzare e consultare i propri documenti conservati.
Il portale di conservazione utilizzato a partire dal 1° gennaio 2020 non presenta questo limite.
Come Posso effettuare una ricerca tra le mie fatture conservate fino al 31 dicembre 2019? Le metodologie per effettuare ricerche mirate all'interno del portale di conservazione utilizza una codifica proprietaria per la ricerca dei documenti che, soprattutto ai primi accessi, potrebbe risultare poco immediata o difficilmente comprensibile.
Dopo aver effettuato l'accesso al portale del Conservatore e selezionato "Ricerca Documenti", il Filtro di ricerca disponibile, oltre a permettere l'inserimento dei classici riferimenti di Partita IVA, Numero Documento e riferimenti del Cliente, permette di selezionare direttamente la tipologia di documento da ricercare attraverso un’apposita codifica, nel dettaglio:
  • 01 identifica i documenti Attivi
  • 02 identifica i documenti Passive
Le altre sigle presenti identificano invece:
  • CINV- Fatture
  • CREN- Note di Credito
  • DEBN- Note di Debito
La combinazione di queste codifiche permette di effettuare ricerche mirate all'interno del portale di conservazione, ad esempio se desideriamo ricercare le fatture attive conservate, sarà necessario selezionare 01@CINV dal menu a tendina presente all'interno del portale, ricordando che il portale limita a 200 i risultati disponibili.
Risulta inoltre possibile filtrare i risultati per data documento, tale campo dovrà avere una struttura ben definita del tipo AAAAMMGG, con la possibilità di inserire anche solamente parte della data, ad esempio se desideriamo ricercare i documenti relativi al mese di gennaio 2019, sarà sufficiente indicare all'interno del campo "Data Documento": 201901.
Come Posso effettuare una ricerca tra le mie fatture conservate dopo il 1° gennaio 2020? Tutte le fatture conservate a partire dal 1° gennaio 2020 verranno conservate all'interno del portale Omnithera, che permette di effettuare ricerche e verifiche molto più approfondite attraverso l'utilizzo di un modulo di ricerca estremamente articolato ma di semplice utilizzo. Tutte le informazioni relative alle funzionalità offerte e alle modalità di ricerca possibili sono consultabili all'interno dell'apposito Manuale presente nella Libreria della tua Area Riservata.
Conservazione Omnithera (account disattivato) - Password Se viene inserita per 3 volte una password errata durante la fase di login al portale di conservazione Omnithera è necessario contattare il nostro supporto tecnico per richiedere la riabilitazione del profilo. Nel caso in cui il profilo da riabilitare sia il tuo non dovrai fare altro che inviarci una richiesta tramite ticket o mail a supporto@digithera.it, nel caso in cui il profilo da riabilitare sia di uno dei tuoi clienti ti chiediamo di indicarti inoltre l’user per il quale stai effettuando la richiesta di riabilitazione.

Nuove linee guida AGID in vigore dal 1 gennaio 2022: cosa bisogna sapere

Quando entreranno in vigore le nuove linee guida sulla Conservazione Sostitutiva? Le nuove linee guida emesse da AGID in tema di gestione e conservazione dei documenti fiscali entreranno in vigore a partire dal 1° gennaio 2022.
Il manuale della conservazione è obbligatorio solo per la PA? No, il Manuale della Conservazione è obbligatorio per tutti.
Il Manuale della Conservazione deve essere redatto da ciascun soggetto che conserva? Ad esempio, un commercialista che deve compilare il manuale per lo studio, lo deve fare anche per i suoi clienti per i quali ha la delega? Il Manuale va compilato una volta sola dal Responsabile della Conservazione per tutti i clienti nel caso di un ambiente di conservazione unico. Nel caso invece di più ambienti, quindi di più partizioni di archivio, ne deve essere redatto uno specifico per ciascun ambiente.
Se un partner fornisce servizi a più aziende, le aziende possono essere avvertite tramite una newsletter, ma cosa succede se le aziende non provvedono? Il paragrafo 4.5 delle Linee Guida AGID stabilisce che ogni Responsabile della Conservazione di ciascuna delle aziende in questione deve redigere e aggiornare il proprio Manuale della Conservazione. Non esiste una sanzione specifica da Codice dell'Amministrazione Digitale per i Privati mentre per le PA sì. E’ importante specificare che il Manuale della Conservazione di ciascuna azienda potrebbe essere richiesto dall’organo di controllo (es, dal collegio sindacale) o da qualche autorità competente (Agenzia delle Entrate, GdF, etc.). Il rischio di sanzionamento potenzialmente è basso ma non si può escludere o preventivamente definire.
In caso di gestione della contabilità in outsourcing, per società private il ruolo del Responsabile della Conservazione è delegabile ad un soggetto esterno? Si, il ruolo del Responsabile della Conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione purché sia in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Il Responsabile della Conservazione non può essere il Conservatore che è responsabile del processo di Conservazione.
Se ho solo la Fattura Elettronica, con la conservazione sono obbligato ad avere il manuale della conservazione? Il Manuale della Conservazione è obbligatorio anche per una singola tipologia e un singolo documento che viene conservato digitalmente
Il Manuale della conservazione ha una scadenza? Deve essere predisposto con una determinata frequenza? No, non ha una scadenza. In assenza di modifiche legislative o contrattuali il Responsabile della Conservazione cura l’aggiornamento periodico del Manuale della Conservazione in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. La frequenza di aggiornamento è cadenzata in riferimento ad eventuali aggiornamenti necessari.
Se si vuole attribuire “data certa” al Manuale di Conservazione e si ha conservazione della PEC, è valido inviarsi una PEC che andrà in conservazione, con allegato il Manuale? Potrebbe essere una opzione possibile perché ai sensi del DPCM 22 febbraio 2013, la PEC rappresenta una “datacertazione” (validazione temporale erga omnes).
Il responsabile della conservazione può coincidere con il Titolare? Il Responsabile della Conservazione non può coincidere con il Titolare(persona giuridica). Deve essere invece una persona fisica presso la sua struttura organizzativa, ad esempio il suo Legale Rappresentante o il suo Direttore Amministrativo o il suo Direttore IT, ecc.
In caso dì professionista può coincidere con lo stesso soggetto.
Nel caso di conservazione documenti da parte del commercialista che è il responsabile della conservazione dei documenti per più aziende, quanti manuali devono essere compilati? Come già precedentemente specificato, deve essere redatto e aggiornato un Manuale della Conservazione per ciascuna azienda di cui il Commercialista ricopre il ruolo di Responsabile della conservazione.
Il Manuale di Conservazione deve essere redatto anche per chi ha già un contratto in essere, oppure solo per i nuovi contratti? Il Manuale deve essere redatto sia per i vecchi che per i nuovi contratti.
Il Manuale di Conservazione è sottoposto all’obbligo di pubblicazione sull'albo dell'Istituto? Solo ed esclusivamente se si tratta di Pubblica Amministrazione. L'ente pubblico è infatti tenuto a redigere, adottare con provvedimento formale, a conservare digitalmente il manuale e pubblicare il Manuale di Conservazione sul proprio sito web istituzionale, in modo da essere identificabile all’utenza nell’area “Amministrazione trasparente, come previsto dall’art. 9 del D.lgs. 33/2013.
Per chi è Intermediario di Digithera per la Fatturazione Elettronica, deve solo far firmare il Manuale di Conservazione ai propri clienti? No, è necessario far compilare ai propri clienti il Manuale di Conservazione.