La conservazione sostitutiva, spiegata.
Domande frequenti sulla conservazione sostitutiva e sulle Linee Guida AgID 2022.
Conservazione
Tocca una domanda per leggere la risposta.
Sì: conservazione a norma per 10 anni presso conservatore accreditato AgID, già inclusa per tutte le fatture che transitano dai canali Digithera (va accettata la relativa condizione di servizio). Si possono conservare anche fatture non transitate, es. GSE, libri contabili e altri registri, con progetti ad hoc.
Entro il terzo mese successivo alla dichiarazione dei redditi (Risoluzione AdE 46/E del 10 aprile 2017), tipicamente l’ultimo giorno di febbraio. Esempio: fatture 2020 da conservare entro il 28 febbraio 2022, salvo proroghe.
Per le fatture fino al 31/12/2019 sono state comunicate via PEC in fase di attivazione (reset richiedibile al supporto). Dal 2020 credenziali, link e stato delle abilitazioni sono nell’apposita sezione dell’Area Riservata.
È un limite della piattaforma usata fino al 31/12/2019: servono ricerche mirate. Il portale usato dal 1° gennaio 2020 (Omnithera) non ha questo limite.
Il portale usa una codifica proprietaria: in Ricerca Documenti puoi filtrare per P.IVA, numero e tipologia. Codici: 01 attivi, 02 passivi; CINV fatture, CREN note di credito, DEBN note di debito (es. 01@CINV = fatture attive). La data va in formato AAAAMMGG, anche parziale (es. 201901). Limite 200 risultati.
Nel portale Omnithera, con un modulo di ricerca articolato ma semplice. Tutte le istruzioni sono nel manuale disponibile nella Libreria dell’Area Riservata.
Dopo 3 password errate al login l’account va riabilitato contattando il supporto tecnico via ticket o all’indirizzo del supporto (per i profili cliente indicando anche lo user interessato).
Dal 1° gennaio 2022.
No, è obbligatorio per tutti.
Va compilato una sola volta dal Responsabile della Conservazione per tutti i clienti se l’ambiente di conservazione è unico; con più ambienti o partizioni serve un manuale per ciascun ambiente.
Sì, per le società private, purché abbia idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche. Non può però coincidere con il Conservatore, responsabile del processo di conservazione.
Sì: è obbligatorio anche per una singola tipologia e un singolo documento conservato digitalmente.
No. Va però aggiornato periodicamente in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
No, non può coincidere con il Titolare (persona giuridica): deve essere una persona fisica della struttura (es. legale rappresentante, direttore amministrativo o IT). Per il professionista può coincidere con lo stesso soggetto.
Sì, sia per i contratti vecchi sia per quelli nuovi.
No: occorre far compilare ai clienti il proprio Manuale di Conservazione.
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