Automazione e Riconciliazione nel Ciclo Passivo

Sempre più aziende e possessori di Partita IVA si appoggiano a questa opportunità normativa perché raggiungono due obiettivi contemporaneamente: 1) eliminare la carta dai propri uffici e 2) risparmiare il costo dei bolli in quanto i principi su cui si basa il calcolo cambiano dal numero di pagine al numero di registrazioni totali o parziali.

Riduci i costi di processo con la riconciliazione automatica delle fatture!

Come viene misurato nella accezione ordinaria di una azienda il successo dell'ufficio contabilità fornitori? 

  • Tempo di processamento della singola fattura,
  • Volume di fatture processate per singola risorsa e per l'intero ufficio,
  • Rispetto dei tempi di pagamento dei fornitori 
  • Rispetto delle procedure interne e delle norme fiscali e tributarie
  • Affidabilità della visibilità sui flussi finanziari futuri 

 

Se uno qualsiasi di questi parametri viene scelto come indicatore di performance del vostro ufficio contabilità fornitori, è probabile che l'identificazione della soluzione che meglio si adatta alla vostra organizzazione con cui implementare una riconciliazione ordine-ddt-fattura diventi una reale priorità.

Molti sono ormai gli studi dove è stato dimostrato che il costo di processo di una singola fattura in modalità tradizionale, è compreso nel range tra 7 € e 50 €, mentre automatizzando il processo di riconciliazione il costo per fattura si può ridurre di circa dal 50% all' 80%. 

 

Il Ciclo passivo - Un perfetto punto di inizio del tuo percorso di dematerializzazione!

Perché i progetti di automazione del ciclo passivo garantiscono un ROI sicuro con payback molto veloci, a volte inferiori all'anno, sia per le grandi imprese che per le PMI. Questo è davvero un punto di partenza per l'automazione dei processi. Sono infatti i risultati che vengono raccolti, visibili già a breve, ad incentivare il management ad estendere l'automazione dei processi anche ad altre aree dell'azienda.

Il Processo tradizionale, carta in ogni punto del processo...

Analizzando anche in modo superficiale il processo di riconciliazione in modalità tradizionale emergono le seguenti evidenze:


  • Le Fatture vengono ricevute via Posta, mail/pec in PDF o via Fax, spesso è il fornitore a decidere
  • Quando vengono ricevute via mail/pec, le fatture vengono comunque stampate almeno una volta, spesso in più copie
  • La riconciliazione avviene spesso con comunicazioni interne via mail o via scambio di carta
  • Il protocollo IVA viene apposto su carta e a volte segue una scansione a soli fini di archivio

 

 

Il processo risulta lento, abituale .... e costoso. Oggi la tecnologia per automatizzare questi processi esiste, e tutti la possono implementare senza grande sforzo. 

 

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