Sono previsti quattro tipi di Documento:

1)      l’Ordine, che rappresenta l’ordine di acquisto di beni e servizi emesso dal Cliente (Mittente) e indirizzato al Fornitore (Destinatario), è predisposto nel formato descritto dalla specifica PEPPOL Order Transaction 3.0 e può:

 − determinare, indipendentemente da altri Ordini precedentemente emessi, i beni e/o i servizi che il Cliente intende acquistare e le relative istruzioni per eseguire la fornitura (Ordine iniziale). Un Ordine iniziale non contiene riferimenti ad altri Ordini;

− determinare, indipendentemente da altri Ordini precedentemente emessi, i beni e/o i servizi che il Cliente intende acquistare e le relative istruzioni per eseguire la fornitura e, tuttavia, essere genericamente relazionato a un altro Documento (Ordine iniziale collegato). Un Ordine iniziale collegato contiene il riferimento al Documento che a cui è collegato e l’indicazione che si tratta di un mero “collegamento”;

− revocare un Ordine precedentemente emesso (Ordine di revoca). L’Ordine di revoca è un Ordine che contiene il riferimento all’Ordine che si intende revocare e l’indicazione che si tratta di una “revoca” inoltre ha una sola linea d’ordine priva di contenuto;

− sostituire un Ordine precedentemente emesso (Ordine sostitutivo). L’Ordine sostitutivo è un nuovo Ordine, completo di tutte le linee di ordine, che contiene il riferimento all’Ordine che si intende sostituire e l’indicazione che si tratta di una “sostituzione”;

− confermare, declinare o sostituire (Ordine di riscontro) un Documento ricevuto dal Fornitore.

Le Sostituzioni e le Revoche, rispettivamente, rimpiazzano e annullano sia l’Ordine ivi indicato sia tutte le altre Sostituzioni e Revoche, già trasmesse, riferite al relativo Ordine iniziale.

2)      L’Ordine di riscontro è un sotto-tipo particolare di Ordine, con cui il Cliente (Mittente) conferma, declina o sostituisce un Ordine pre-concordato) oppure una Risposta  inviati dal Fornitore (Destinatario). L’Ordine di riscontro, pertanto, altro non è che un Ordine che fa riferimento a un Documento inviato dal Fornitore. Conseguentemente, è predisposto nel medesimo formato, che è descritto dalla specifica PEPPOL Order Transaction 3.0, con cui il Cliente (Mittente) può, comunicare al Fornitore:

− che conferma un Ordine pre-concordato o una Risposta inviata dal Fornitore (Ordine di riscontro per conferma). L’Ordine di riscontro per conferma è un Ordine che contiene l’indicazione che si tratta di una “conferma” e il riferimento all’Ordine pre-concordato o alla Risposta che si intende confermare, inoltre ha una sola linea d’ordine vuota;

- che declina un Ordine pre-concordato o una Risposta inviata dal Fornitore (Ordine di riscontro per diniego). L’Ordine di riscontro per diniego è un Ordine che contiene l’indicazione che si tratta di un “rifiuto” e il riferimento all’Ordine o alle Risposta che si intende rifiutare, inoltre ha una sola linea d’ordine priva di contenuto;

− che intende sostituire un Ordine pre-concordato o una Risposta inviata dal Fornitore (Ordine di riscontro sostitutivo). L’Ordine di riscontro sostitutivo è un nuovo Ordine, completo di tutte le linee d’ordine, che contiene l’indicazione che si tratta di una “Sostituzione” e il riferimento all’Ordine o alla Risposta che si intende sostituire d’ordine.

Gli Ordini di riscontro sostitutivi e gli Ordini di riscontro per diniego, rispettivamente, rimpiazzano e annullano sia l’Ordine pre-concordato o la Risposta ivi indicati sia tutte le altre Sostituzioni e Revoche, già trasmesse, riferite al relativo Ordine iniziale. L’Ordine di riscontro riferito a un Ordine pre-concordato revocato non ha effetti.

In alcune circostanze può essere utile evidenziare che un Ordine iniziale, seppur indipendente, è comunque collegato a un altro Documento. Ad esempio, perché il processo a cui si sta dando avvio è, per un qualsiasi motivo, connesso con un altro processo.

In questi casi è possibile evidenziare tale generica relazione con l’uso dell’Ordine iniziale collegato.

L’Ordine iniziale collegato è un sotto-tipo particolare di Ordine iniziale in cui è presente il riferimento al Documento collegato e l’indicazione che si tratta di un mero “collegamento. Conseguentemente, è predisposto nel medesimo formato, che è descritto dalla specifica PEPPOL Order transaction 3.0.

L’Ordine iniziale collegato può essere utilizzato esclusivamente per tenere memoria che il nuovo processo che si intende avviare è collegato ad un processo precedente e non deve mai essere usato al posto degli altri strumenti (Ordine di revoca, Ordine sostitutivo e Ordine di riscontro) appositamente realizzati per revocare, sostituire (o integrare), confermare o rifiutare un altro Documento.

3)      L’Ordine pre-concordato è il Documento rappresentativo dell’ordine di acquisto di beni e servizi, emesso dal Fornitore (Mittente) invece che dal Cliente (Destinatario), in accordo con quest’ultimo. Un Ordine pre-concordato è composto da una o più linee d’ordine, in cui sono indicati il bene o il servizio oggetto dell’acquisto, la quantità e il prezzo, ed è predisposto nel formato descritto dalla specifica PEPPOL Order Agreement Transaction 3.0.

Un Ordine pre-concordato può:

− determinare, indipendentemente da altri Ordini pre-concordati precedentemente emessi, i beni e/o i servizi che il Cliente intende acquistare e le relative istruzioni per eseguire la fornitura (Ordine pre-concordato iniziale). Un Ordine pre-concordato iniziale non contiene riferimenti ad altri Ordini pre-concordati;

− determinare, indipendentemente da altri Ordini pre-concordati precedentemente emessi, i beni e/o i servizi che il Cliente intende acquistare e le relative istruzioni per eseguire la fornitura e, tuttavia, essere genericamente relazionato a un altro Documento (Ordine pre-concordato iniziale collegato). Un Ordine pre-concordato iniziale collegato contiene il riferimento al Documento che a cui è collegato e l’indicazione che si tratta di un mero “collegamento”.

− revocare un Ordine pre-concordato precedentemente emesso (Ordine pre-concordato di revoca). L’Ordine pre-concordato di revoca è un Ordine pre-concordato che contiene l’indicazione che si tratta di una “revoca” e il riferimento all’Ordine pre-concordato che si intende revocare, inoltre ha una sola linea d’ordine priva di contenuto;

− sostituire un Ordine pre-concordato precedentemente emesso (Ordine pre-concordato sostitutivo). La Modifica di ordine pre-concordato è un nuovo Ordine pre-concordato, completo di tutte le linee d’ordine, che contiene l’indicazione che si tratta di una “sostituzione” e il riferimento all’Ordine pre-concordato che si intende modificare.

Le Sostituzioni e le Revoche, rispettivamente, rimpiazzano e annullano sia l’Ordine pre-concordato ivi indicato sia tutte le altre Sostituzioni e Revoche, già trasmesse, riferite al relativo Ordine pre-concordato iniziale.

In alcune circostanze può essere utile evidenziare che un Ordine preconcordato iniziale, seppur indipendente, è comunque collegato a un altro Documento. In questi casi è possibile evidenziare tale generica relazione con l’uso dell’Ordine pre-concordato iniziale collegato.

L’Ordine pre-concordato iniziale collegato è un sotto-tipo particolare di Ordine pre-concordato iniziale in cui è presente il riferimento al Documento collegato e l’indicazione che si tratta di un mero “collegamento. Conseguentemente, è predisposto nel medesimo formato, che è descritto dalla specifica PEPPOL Order Agreement transaction 3.0.

L’Ordine pre-concordato iniziale collegato può essere utilizzato esclusivamente per tenere memoria che il nuovo processo che si intende avviare è collegato ad un processo precedente e non deve mai essere usato al posto degli altri strumenti (Ordine pre-concordato di revoca, Ordine pre-concordato sostitutivo e Risposta) appositamente realizzati per revocare, sostituire (o integrare), accettare o rifiutare un altro Documento.

4)      la Risposta è il Documento con cui il Fornitore (Mittente) accetta, declina o propone dei cambiamenti a un Ordine ricevuto dal Cliente (Destinatario) ed è predisposta nel formato descritto dalla specifica PEPPOL Order Response Transaction 3.0

Con la Risposta il Fornitore può comunicare al Cliente:

− che ha ricevuto l’Ordine (Risposta di ricezione), ma non lo ha ancora processato. Si tratta, evidentemente, di una comunicazione interlocutoria che non contiene alcuna indicazione in merito a “se e come” il Fornitore intende dar corso all’Ordine. La Risposta di ricezione è una Risposta priva di linee d’ordine, che contiene l’indicazione che si tratta di una “ricezione” (“AB”) e il riferimento all’Ordine che si comunica di aver ricevuto;

− che intende dar corso all’Ordine ricevuto (Risposta di accettazione). La Risposta di accettazione è una Risposta priva di linee d’ordine, che contiene l’indicazione che si tratta di una “accettazione” (“AP”) e il riferimento all’Ordine che si intende accettare;

− che declina l’Ordine ricevuto (Risposta di diniego). La Risposta di diniego è una Risposta priva di linee d’ordine, che contiene l’indicazione che si tratta di un “rifiuto” (“RE”) e il riferimento all’Ordine che si intende rifiutare accettare;

− che intende dar corso all’Ordine ricevuto apportando alcune modifiche (Risposta con modifiche) con riguardo alla qualità, alla quantità e al prezzo dei beni e/o dei servizi, nonché al periodo di consegna o esecuzione. La Risposta con modifiche, che contiene l’indicazione che si tratta di una “modifica” (“CA”) e il riferimento all’Ordine che si intende modificare, deve contenere tutte le linee d’ordine, sia quelle che si intende mantenere sia quelle che si intende variare, in quanto integra l’Ordine precedentemente trasmesso a cui fa riferimento

Le Risposte con modifiche e le Risposte di diniego, rispettivamente, integrano e annullano sia l’Ordine ivi indicato sia tutte le altre Modifiche e Revoche, già trasmesse, riferite al medesimo Ordine iniziale.

La Risposta a un Ordine revocato non ha effetti.