Il Ruolo del Responsabile della Conservazione: cosa fa e come coprirlo nel modo giusto.
Ogni sistema di conservazione elettronica sostitutiva deve avere un Responsabile della Conservazione. Puoi ricoprire il ruolo internamente, con le competenze richieste, oppure affidarlo a Digithera in outsourcing. Qui trovi cosa comporta il ruolo e, in un’unica tabella, il confronto tra i livelli di servizio per scegliere quello adatto a te.
Un ruolo con adempimenti che si ripetono nel tempo
Il Responsabile della Conservazione è previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e disciplinato dalle Linee Guida AgID. Non è un’etichetta formale: comporta attività continuative e responsabilità precise sull’intero periodo di conservazione.
Definizione del sistema
Stabilisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia dei documenti trattati.
Manuale della Conservazione
Redige e mantiene aggiornato il documento che descrive l’intero processo adottato: obbligatorio dal 2022.
Verifica di leggibilità
Controlla periodicamente che i documenti conservati restino leggibili, integri e accessibili nel tempo.
Sicurezza del sistema
Adotta e aggiorna le misure che proteggono l’archivio da accessi non autorizzati e alterazioni.
Rapporti con l’Agenzia delle Entrate
Gestisce, quando dovuta, la trasmissione dell’impronta dell’archivio informatico e della marca temporale.
Accesso ed esibizione
Garantisce la reperibilità e l’esibizione dei documenti conservati in caso di verifica o controllo.
Due strade per coprire lo stesso ruolo
La normativa lascia la scelta all’organizzazione: una persona interna con le competenze necessarie, oppure un soggetto esterno che se ne assume la responsabilità — purché terzo rispetto al Conservatore.
Responsabile esterno Digithera
- ✓Competenze già disponibili, senza formazione interna
- ✓Adempimenti periodici seguiti direttamente da noi
- ✓Continuità garantita da una struttura, non da una persona
- ✓Un unico interlocutore per conservazione e responsabilità
Responsabile interno
- —Richiede competenze informatiche, archivistiche e giuridiche da formare e aggiornare
- —Tempo dedicato ad adempimenti periodici e verifiche
- —Nessun affiancamento specialistico esterno
- —Continuità legata alla singola persona nominata
I livelli di servizio Digithera a confronto
Dal ruolo interno con il solo Manuale conservato, fino all’outsourcing completo. Scegli il livello in base a volumi, complessità documentale e assistenza desiderata.
| Interno + Manuale10 € / 5 anni | Più sceltoStandard200 € / 5 anni | ProSu quotazione | PremiumSu quotazione | |
|---|---|---|---|---|
| Chi ricopre il ruolo | Persona interna | Digithera | Digithera | Digithera |
| Competenze richieste a te | — Complete | ✓ Nessuna | ✓ Nessuna | ✓ Nessuna |
| Manuale della Conservazione | Lo compili tu online | A cura di Digithera | A cura di Digithera | Personalizzato per classi documentali |
| Adempimenti periodici | — A tuo carico | ✓ Gestiti da noi | ✓ Gestiti da noi | ✓ Gestiti da noi |
| Volume documenti | Secondo le tue capacità | Fino a 500 doc/anno | Volumi significativi | Più classi e processi strutturati |
| Profilo tipico | Chi ha competenze interne | Professionisti e piccole imprese | Aziende di medie dimensioni | Realtà strutturate |
| Assistenza dedicata | — | Standard | Prioritaria | ✓ Dedicata |
| Conservazione a conservatore accreditato AgID | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Scopri | Scopri lo Standard | Scopri il Pro | Richiedi quotazione |
Vai al servizio più adatto a te
Ogni percorso porta al dettaglio del servizio, con attivazione e assistenza dedicata.
Manuale personalizzato
Ricopri il ruolo internamente e compili il Manuale della Conservazione online, conservato a norma per 5 anni.
Outsourcing Standard
Digithera assume il ruolo di Responsabile esterno: ideale per professionisti e piccole imprese, fino a 500 doc/anno.
Outsourcing Pro
Per aziende di medie dimensioni, con volumi significativi o processi di archiviazione strutturati.
Scopri il Pro →Come scegliere il livello giusto
Devo per forza nominare un Responsabile della Conservazione? +
Sì. Ogni sistema di conservazione elettronica sostitutiva deve avere un Responsabile individuato, sia che tu conservi in autonomia sia che ti avvalga di un conservatore esterno.
Qual è la differenza tra ruolo interno e outsourcing? +
Con il ruolo interno una persona della tua organizzazione assume la responsabilità e gli adempimenti; conservando a norma con Digithera compili solo il Manuale online. Con l’outsourcing è Digithera ad assumere il ruolo di Responsabile esterno, gestendo Manuale, verifiche periodiche e comunicazioni.
Come scelgo tra Standard, Pro e Premium? +
Lo Standard copre professionisti e piccole imprese fino a 500 documenti/anno. Il Pro è pensato per aziende di medie dimensioni con volumi significativi. Il Premium è un progetto su misura per più classi documentali e processi strutturati, con assistenza dedicata.
Posso passare da un livello all’altro? +
Sì. Se i tuoi volumi o le tue esigenze cambiano puoi passare a un livello superiore: contattaci e valutiamo insieme la soluzione più adatta.
Non sai quale livello scegliere?
Raccontaci volumi e tipologie di documenti da conservare: ti indichiamo il livello di servizio più adatto e, se vuoi, affidi a Digithera l’intero ruolo di Responsabile della Conservazione.
