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INTRODUZIONE AL CONTRACT MANAGEMENT
Il contratto, nella vita aziendale, è l'accordo atto a definire i rapporti giuridici tra diversi soggetti, siano essi dipendenti, fornitori, partner, banche o clienti.. Si stima che l’80% delle transazioni B2B siano governate da contratti o da accordi contrattuali e quindi la buona gestione e organizzazione di tutte le sue parti è una priorità per il successo dell’azienda.
Molto spesso i contratti vengono redatti in Word, scambiati tramite mail, salvati in pdf ed archiviati manualmente in varie cartelle del PC (spesso non condivise con il team e non aggiornate), o in hard disk esterni o ancora peggio stampati, salvati e riposti nei faldoni. E per trovare l’informazione desiderata bisogna fermarsi, fare memoria di dove è stato salvato i file e rileggere per intero il documento. Stesso procedimento qualora si dovesse modificare e/o aggiornare una parte del contratto.
È facile dedurre così che una gestione non efficace di un contratto può condurre ad una significativa esposizione ad un rischio sia di natua temporale che di natura economica, in quanto la mancata visibilità dei termini contrattuali, della compliance, delle date chiave e degli impegni vincolanti può portare ad impegni finanziari non necessari ed, in alcuni casi, a cause civili.
La limitata consapevolezza di avere un efficiente processo di gestione dei contratti mette in pericolo, ogni giorno, la salute (finanziaria) di un gran numero di aziende.
Nasce quindi l’esigenza di un cambiamento nel modo di gestire tutti i contratti e le attività di natura commerciale.
Come fare?
Per rendere più efficiente ed efficace la gestione dei contratti ed aumentare le performance aziendali bisogna dotarsi di un modulo creato ad-hoc per soddisfare le più diverse esigenze in merito alla gestione dei contratti. Ovvero uno strumento idoneo per mappare e gestire l’intero ciclo di vita di contratti di acquisto, vendita, dipendenti e non solo.
Ora, immaginate di automatizzare l’intero ciclo di vita dei contratti, includendo le date di scadenza, di rinnovo, il periodo di garanzia, i cambiamenti di prezzo ecc.
Come vi sembra? Una utopia?
No, è realtà grazie a Unifiedpost e al modulo di Contract Management.
Come funziona?
Il modulo di Contract Management ti aiuta nella gestione ed esecuzione dei contratti, permettendoti di gestire in maniera semplice ed efficiente tutti i tuoi contratti.
Ti permette di creare, negoziare, gestire, firmare, condividere, monitorare ed archiviare contratti, inclusivi dell’intero percorso di approvazione.
Grazie a questo modulo potrai creare gli attributi per categoria, compilare i tuoi campi caratteristici, allegare i file nelle varie fasi di vita di un contratto e dare luogo ad un archivio di contratti efficiente, profilato e condiviso (solo con chi vuoi o con chi darai l’accesso).
Inoltre potrai tenere tutto a portata di click e verificare in tempo reale l’utilizzo del contratto ricercandone i codici direttamente nelle fatture che invii o ricevi, in modo da evitare brutte sorprese!
Ti doterai di uno strumento utile per la rinegoziazione dei contratti e avrai sotto mano tutte le informazioni che ti servono senza doverle cercare in mille diverse cartelle o hard-disk o faldoni…. E saranno sempre aggiornate!
È possibile ricercare ogni singola informazione contenuta nel contratto tramite i filtri di ricerca situati nella barra delle funzioni, così da tenere traccia della spesa corrente nei confronti di un fornitore, integrandolo con la sezione documentale.
Riceverai inoltre un avviso dei contratti in scadenza permettendoti di scegliere se rinnovare il contratto, rinegoziarlo o far decorrere la normale scadenza, evitando così di incorrere nel rinnovo automatico che potrebbe avere condizioni sfavorevoli per te e per la tua azienda!
Inoltre, il modulo di Contract Management permette di archiviare tutti i contratti in un repository centrale, che offre la possibilità agli utenti, previa autorizzazione, di cercare e rivedere i contratti, eliminando la necessità di individuare e vagliare manualmente pile di carta o in sottocartelle.
Pochi semplici passi per gestire in maniera efficiente i tuoi contratti
3. Approvare
4. Firmare
5. Tracciare
6. Archiviare
1. Creare
Crea i contratti caricando i file direttamente nella piattaforma digitale, oppure crea da nuovo un contratto grazie ai nostri template.
Hai la possibilità di creare contratti ad hoc in base al tipo di controparte (fornitori, clienti, dipendenti, etc), indicando per ognuno di essi la categoria merceologica a cui appartengono e quali persone dello staff possono gestire il contratto inserito.
Inoltre, se la controparte utilizza la piattaforma Banqup, potrai decidere se rendere visibile e interagire con il contratto creato.
2. Negoziare
Puoi gestire con facilità più versioni dello stesso contratto senza paura di perdere le versioni precedenti o qualsiasi altro aggiornamento.
3. Approvare
Nella fase più importante e delicata della contrattazione potrai controllare lo stato di avanzamento di ogni singolo contratto e quali azioni sono state svolte e da chi e gestire ogni singola azione grazie alla piattaforma all-in-one.
4. Firmare
Grazie al sistema di firma elettronica qualificata, avrai sempre a disposizione la possibilità di firmare ovunque e da qualsiasi dispositivo.
Vengono così abbattuti i tempi necessari per la firma di un contratto, garantebndo comunque la sicurezza e la certezza dell'identità del firmatario.
5. Tracciare
Per conoscere nel dettaglio il contratto, ricevere informazioni o sapere qual è la situazione contrattuale con il tuo cliente/fornitore, e ancora più importante associare le fatture al contratto. Abilitando l'opzione "effettua analisi di utilizzo" potrai abilitare la ricerca quotidiana di riferimenti a questo contratto in tutte le tue fatture clienti/fornitori, così da non monitorarne il reale utilizzo per le fasi di audit interno.
Inoltre, grazie ad alert e reminder automatizzati potrai avere un monitoraggio efficace per i rinnovi e le scadenze.
6. Archiviare
Tutti i tuoi contratti verranno archiviati a norma di legge per 10 anni e nella piattaforma verrà creato un repository centralizzato dove potrai sempre accedere ed effettuare ricerche.
