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L’Agid, Agenzia per l’Italia Digitale, ha da qualche tempo emesso le nuove linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti fiscali alle quali bisognerà adeguarsi a partire dal 1 gennaio 2022.
Le novità previste hanno il compito di regolamentare la natura e la funzione del sistema di conservazione, definendo esplicitamente ruoli e funzioni dei singoli soggetti coinvolti, oltre che dell'intero processo di conservazione.
Responsabile della Conservazione: ruolo e responsabilità
Tra le novità di maggiore interesse per le singole Aziende vi è sicuramente la modifica di alcune figure chiave che hanno il compito di provvedere e supervisionare la procedura di conservazione dei documenti fiscali.
Con la modifica introdotta da Agid si richiede la nomina esplicita di un Responsabile della Conservazione, questa figura potrà essere nominata internamente all'azienda o esternamente all’organizzazione, affidandosi a soggetti terzi.
Il Conservatore non può in alcun modo essere Responsabile della Conservazione, in quanto è già responsabile del processo di conservazione.
Il Responsabile della Conservazione diventerà una figura chiave e, oltre a essere esplicitamente nominato, dovrà avere specifiche competenze legali, informatiche e archivistiche.
Il Responsabile della Conservazione dovrà:
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redigere, firmare e mettere in conservazione il Manuale Pdf della conservazione, diventando a tutti gli effetti il responsabile e titolare del documento per la propria azienda;
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controllare e vigilare sui processi svolti da parte del Conservatore, per il corretto adempimento delle normative in tema di conservazione digitale;
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supervisionare e definire le risorse aziendali che operano sui vari documenti informatici inviati in conservazione (Fatture Attive, Passive, Registri, PEC e tutti gli altri documenti per i quali è prevista).
Con l’entrata in vigore delle nuove norme, la figura del Responsabile della Conservazione Digitale avrà un ruolo di assoluta importanza diventando giuridicamente responsabile dei processi di conservazione digitale.
Conservazione digitale e Metadati
Con le nuove linee guida il numero e la tipologia di metadati associati ai documenti saranno superiori e serviranno per indicizzare, identificare e ricercare i documenti inviati al sistema di conservazione digitale in caso di necessità o accertamenti.
Le modifiche previste da Agid per i Metadati dei documenti conservati a partire dal 1 gennaio 2022, sono già state recepite e prese in gestione da parte dell'Ente Conservatore presso cui vengono conservati tutti i documenti digitali, che provvederà ad integrare le informazioni necessarie in fase di messa in conservazione dei documenti.
La Conservazione Digitale è, e rimarrà sempre, un argomento molto importante e delicato che in ambito della fatturazione elettronica riveste un ruolo primario, e Digithera ha già pensato e predisposto, una serie di prodotti e servizi a supporto di tutte le operazioni necessarie all’adeguamento richiesto da Agid.
Maggiori informazioni possono essere richieste direttamente al nostro Team di Esperti che sarà lieto di rispondere ad ogni richiesta.
