La Posta Elettronica Certificata è uno strumento fondamentale nella gestione amministrativa di aziende e professionisti, ma sapevi che la normativa vigente prevede che i messaggi PEC vengano conservati a norma di legge, proprio come avviene per le scritture contabili?

Gli obblighi di legge previsti dal Codice Civile agli articoli 2214 “L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve […] Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e 2220 “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. […]”  prevedono infatti che la PEC venga conservata nella sua interezza (messaggio originale e ricevuta), secondo le modalità previste dall’articolo 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Le mail PEC, per poter essere utilizzate come strumento di tutela in caso di controversie di natura legale o commerciale, devono essere conservate nella loro interezza su un supporto certificato e inalterabile presso un soggetto abilitato AgID, come avviene per la fatturazione elettronica.

Archiviazione e conservazione: quali sono le differenze?

Nel linguaggio comune, Archiviare e Conservare, assumono significati estremamente simili, ma quando si parla di documenti le differenze sono precise.
L’archiviazione è il processo, privo di valore legale, che può essere effettuato tramite il salvataggio dei documenti su un PC o server aziendale (nel gergo “salvare in locale”) o più semplicemente su un hard disk esterno.

La conservazione invece, per essere ritenuta a norma di legge, deve rispettare tutte le regole tecniche previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) ed essere effettuata presso un ente abilitato AgID (Conservatore). Per essere effettuata nel modo corretto, la conservazione deve essere eseguita direttamente sul documento originale e su supporti idonei in grado di garantire la conformità nel tempo degli stessi.

I vantaggi della conservazione PEC

Sicurezza, trasparenza e semplicità di gestione, sono solo alcuni dei vantaggi che la conservazione sostitutiva a norma di legge può fornirti. Ma anche:

Pec al sicuro per 10 Anni: La corrispondenza viene conservata per tutta la durata necessaria, permettendoti l’accesso al messaggio originale, ricevuta inclusa.

Stop al sovrapprezzo dei "giga extra": Fai spazio all'interno della tua PEC e recupera spazio essenziale al corretto funzionamento della tua casella di posta certificata.

Massima integrabilità e compatibilità: nel caso della soluzione da noi implementata, avrai la possibilità di configurare la tua casella pec sottoscritta con i principali provider di posta certificata in pochi e semplici click. Potrai inoltre conservare caselle multiple appartenenti allo stesso soggetto IVA attraverso un unico servizio.

Come avviene la conservazione PEC con Digithera by Unifiedpos

Tre semplici passaggi per adempiere agli obblighi di legge previsti dagli articoli 2214 e 2220 del Codice civile secondo le modalità previste dall’articolo 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

  • Connetti la tua casella PEC, configurando le tue preferenze di gestione
  • Selezioni quali conversazioni desideri conservare
  • Noi ci occupiamo di tutto il resto!

Avrai sempre a tua disposizione il messaggio originale, ricevuta inclusa, tutelandoti da problemi di natura legale o commerciale.