Dal 1° gennaio 2022 le nuove Linee Guida AgID in merito alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno introdotto una nuova importante figura nel mondo della fatturazione elettronica: il Responsabile della Conservazione.

Chi è il Responsabile della Conservazione?

Il responsabile della conservazione è la persona fisica che, possedendo specifiche competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, esegue, amministra e coordina le politiche di conservazione digitale emanate da AgID con piena responsabilità ed autonomia.

Qual è il suo ruolo e quali sono le sue responsabilità?

Il responsabile della conservazione ha la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, effettua periodicamente il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione con verifica della autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di un campione significativo di documenti, oltre alla predisposizione del manuale di conservazione e il suo aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti

Sono obbligato ad istituire questa figura?

Sì. Questa figura è obbligatoria quando si effettua la conservazione sostitutiva e la stessa non può e non deve coincidere con il conservatore.

Qual è la differenza con il Conservatore?

Il Conservatore è il responsabile del solo processo di conservazione. Molte delle attività previste dalle Linee Guida per il responsabile della conservazione sono delegabili al conservatore, essendo fondamentalmente attività tecniche e archivistiche, ma non la responsabilità giuridica della conservazione

Posso delegare il ruolo ad una persona esterna all’azienda?

Sì, per i soggetti titolari di P.IVA, diversi dalla Pubblica Amministrazione, il responsabile della conservazione può essere individuata una figura esterna all’organizzazione, basta che abbia le stesse competenze richieste dal ruolo.

Quali sono i vantaggi di delegare il ruolo ad un soggetto specializzato?

Delegando il ruolo di Responsabile della Conservazione si otterranno dei benefici in termini economici e di risparmio di tempo. Il know-how e la continuta formazione del responsabile della conservazione esterno sarà un valore aggiunto per l'azienda. 

Chi può aiutarmi in questo?

Digithera! O il Partner certificato di Digithera, Globalquality Srl, che, disponendo delle specifiche competenze legali, informatiche e archivistiche necessarie andrà a ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione Esterno.

Digithera srl e Globalquality srl offrono soluzioni sulla base del monitoraggio che desideri ricevere e offrono soluzioni personalizzate sulla base delle tue specifiche esigenze.

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