Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della Legge n. 122/2022 viene di fatto abolito l’obbligo di conservazione sostitutiva digitale di qualsiasi registro contabile (come i registri previsti ai fini IVA, il libro giornale, il libro degli inventari, il registro dei beni ammortizzabili e le scritture contabili ausiliarie).
Più precisamente, ciò che è stato modificato è il comma 4-quater dell’art. 7 del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357: “4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la  tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su  qualsiasi supporto sono, in ogni  caso,  considerate  regolari  in  difetto  di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione  sostitutiva  digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli  stessi  risultano  aggiornati  sui predetti sistemi elettronici  e  vengono  stampati  a  seguito  della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.”

In poche parole, dal nuovo decreto si evince che è regolarmente accettato tenere e conservare i registri contabili con qualsiasi sistema elettronico e qualsiasi supporto; qualora dovesse avvenire un’ispezione verrà richiesta la stampa cartacea degli stessi e l’apposizione della marca da bollo.

Le contraddizioni

Innanzitutto, il D.M. 17 giugno 2014 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto stabilisce che tutti i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali devono rispettare le linee guida AgID per la quanto riguarda la loro formazione, gestione e conservazione (rif. art. 2 - comma 1) e che gli stessi rispettino il carattere dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, oltre ad utilizzare i formati scelti dal Responsabile della Conservazione (rif. art. 2 - comma 2). Quindi un documento presente su un sistema elettronico non è un documento informatico.

I conseguenti problemi

Diversi sono i problemi che possono insorgere se ci si attiene al Decreto Semplificazione. Andiamo ad approfondirne alcuni:

- La presenza su un sistema elettronico dei registri non garantisce l’integrità e l’immodificabilità degli stessi nella fase di tenuta/mantenimento/archivio.

- L’impossibilità di dare prova che i registri, presenti sui gestionali, risultino aggiornati.

- La naturale difficoltà a stampare rapidamente i documenti richiesti in caso di ispezione (problemi di mancanza carta, toner, connessione ecc). Senza contare il forte impatto ambientale che questo può avere, oltre che di costi per stampa e bolli per la conseguente conservazione cartacea.

- L’obbligo di conservare le scritture contabili per 10 anni e il conseguente rischio di perdere i file salvati sui sistemi elettronici aziendali, anche a seguito dei naturali aggiornamenti.

- Il rischio che i registri contabili possano essere modificati in qualsiasi momento, da qualsiasi persona a proprio beneficio e piacere. Il formato PDF ampiamente utilizzato è facilmente modificabile con molti programmi disponibile anche gratuitamente sul web.

Cosa si può fare?

La soluzione migliore è quindi quella di conservare i registri contabili attraverso la conservazione sostitutiva digitale, rispettando la scadenza di tre mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione annuale dei redditi, in modo da soddisfare anche le disposizioni del Codice Civile.

La conservazione sostitutiva è la pratica di archiviazione dei documenti elettronici in un archivio abilitato. Questo non significa che i registri contabilit devono essere semplicemente salvati su un computer, ma significa inviarli a un provider certificato che le conserva per te per 10 anni.
Conservare digitalmente il documento analogico vuol dire, dunque, sostituire quest’ultimo con il medesimo documento in formato digitale e garantirne la validità nel tempo, impedendo - attraverso particolari accorgimenti tecnico/giuridici, tra i quali la firma digitale - che il suo contenuto o la sua forma vengano in qualche modo modificati o alterati.

Andando a conludere, la Conservazione Sostitutiva Digitale è perfetta in caso di ispezione (poter esibire i documenti è un’operazione molto semplice in caso di accesso alla piattaforma di conservazione via web), economica e accessibile ovunque in pochi click ed inoltre è conforme ai principi di sostenibilità ambientale e sociale dettati dall’Agenda digitale europea 2030.