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La risposta alla domanda “Sicuro che la Carta sia la scelta giusta?”, per noi di Digithera è NO, esistono soluzioni più vantaggiose e sicure rispetto alla classica gestione cartacea dei documenti, qualunque sia la loro natura.
Con l'introduzione della fatturazione elettronica nel 2019, la necessità di conservare fisicamente l’originale delle fatture cartacee è venuta a meno; questo perché i documenti vengono ora conservati digitalmente. La fattura elettronica ha quindi contribuito ad eliminare carta che si sarebbe andata ad aggiungere a quella che già ora si sta accumulando sugli scaffali a causa dell’obbligo di conservazione per 10 anni.
Come possiamo fare per i documenti più vecchi che stanno accumulando polvere sugli scaffali? La soluzione è semplice, basta trasformare il vecchio archivio cartaceo in un moderno archivio elettronico, a norma di Legge!
È una soluzione che si può applicare a qualsiasi documento, indipendentemente dalla sua natura, rappresentando un ulteriore passo verso la completa dematerializzazione dei documenti aziendali.
La trasformazione dell'attuale archivio cartaceo in un più moderno archivio digitale rappresenta una soluzione vantaggiosa, sia sul piano economico, sia per quanto riguarda la fruizione e condivisione dei documenti archiviati.
Vantaggi economici
A differenza di quanto si potrebbe pensare non si limitano solamente al risparmio derivato dal non utilizzo delle materie prime necessarie per la produzione del documento, quindi carta e inchiostro, bisogna considerare tutto il procedimento necessario per la produzione di questi documenti e la loro conservazione. Ne deriva quindi un risparmio in termini di manutenzione e acquisto di stampanti oltre al recupero degli spazi destinati all’archiviazione cartacea.
Vantaggi di fruizioni
Non sarà più necessario organizzare, mantenere, ricercare e archiviare i documenti rendendone anche più semplice la condivisione.
Tutte le operazioni che richiedevano dispendio di tempo potranno essere effettuate con pochi click! Trattandosi di un servizio in cloud non sarà nemmeno più necessaria la presenza fisica in ufficio per la ricerca di un documento rendendo indipendenti i possibili collaboratori a distanza o colleghi che si trovano presso clienti.
Prova a pensare quanto tempo ti serve mediamente per trovare e inviare un documento, ipotizzando di conoscere esattamente cosa stai cercando.
Con il classico archivio cartaceo dovresti:
- • Cercare il corretto scaffale
- • Cercare dove è situato all’interno dei faldoni (sperando che l’ultima volta che è stato consultato sia stato riposizionato correttamente)
- • Scannerizzare il documento
- • Inviarlo
- • Riposizionare il documento al suo posto
- • Ci basterà cercare il documento tramite i campi di ricerca
- • Scaricarlo
- • Inviarlo
La riduzione del numero di processi da applicare per condividere un documento è data principalmente dalla possibilità di indicizzare i documenti all’interno del server che ci permette di averli a disposizione in pochi secondi, ottimizzando i tempi ed eliminando la possibilità di smarrimento.
La digitalizzazione dei documenti ci permette inoltre di migliora la condivisione e fruizione, evitando le inutili duplicazioni e garantendo le policy di accesso oltre che a consentirne una corretta archiviazione.
