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La Dematerializzazione viene spesso associata al processo di digitalizzazione necessario per la trasmissione e conservazione del documento. Ma non è forse molto di più di un semplice cambio di formato?
La fatturazione elettronica ha rappresentato l'inizio del processo di digitalizzazione documentale del Paese, permettendo una diffusione capillare su tutto il territorio nazionale delle soluzioni di dematerializzazione documentale e processuale delle fatture. Complice l'obbligo di emissione dematerializzata dei documenti commerciali, sarebbe ora possibile abbandonare la gestione cartacea dei documenti, fatture in primis, in favore di una più sostenibile ed efficace gestione digitale.
Invece, pur avendo a disposizione un formato dematerializzato strutturato, che ne permetterebbe una gestione automatizzata, numerose realtà imprenditoriali preferiscono ricorrere alla gestione “analogica”.
Ma è davvero funzionale per l'impresa questa tipologia di gestione?
La predisposizione a trattare con procedure analogiche anche i documenti digitali, è certamente legata ad abitudini del passato, difficili da abbandonare soprattutto per chi gestisce i documenti fiscali da prima dell'avvento della fatturazione elettronica. Risulta però fondamentale comprendere i vantaggi legati all'abbandono di tali soluzioni, quali la riduzione dell'errore umano, il “dialogo” tra i diversi documenti della filiera, la possibilità di automazione di parte delle attività e delle funzioni coinvolte.
Oggi, la ricezione da SDI dei documenti in formato strutturato rende possibile la riconciliazione automatica delle fatture fornitori, grazie ai dati presenti in fattura. La soluzione di Digithera permette una gestione smart, scalabile e integrabile, tramite l’utilizzo di un percorso funzionale alla struttura organizzativa aziendale, con l’obiettivo di consentire il rilascio per il pagamento alla scadenza naturale dei termini contrattuali, garantendo maggiore efficacia e controllo, oltre che liberare risorse per attività a maggior valore aggiunto.
Con il Workflow Approvativo di Digithera, è l’Azienda a guidare il processo, potendo definire ruoli e step che dovrà attraversare il documento prima di essere ritenuto valido per il pagamento. La flessibilità di definizione dei ruoli all'interno del processo, permette di individuare con precisione chi dovrà occuparsi dell'approvazione della fattura, in base alla tipologia e fornitore di provenienza, avendo la possibilità di coinvolge eventuali altri membro del team a supporto della fase di verifica del contenuto.
Tutti i documenti fattura assegnati, rimangono quindi in uno stato di "stand by" sino al controllo finale da parte dell’ “approvatore” designato, e solo dopo la sua verifica e autorizzazione, diventano pronti per essere pagati. Questa procedura permette di gestire in modo efficace il flusso di fatture fornitori, garantendo visibilità sugli stati assegnati internamente alle fatture e ai relativi commenti inseriti durante la fase approvativa, comodamente dalla piattaforma Digithera, senza la necessità di dover stampare nulla ed eliminando la frammentare documentale tipica di questa tipologia di processo.
