Approfondimenti

Scopri le parole chiave della dematerializzazione.

Digithera ha voluto rendere un servizio elencandovi le parole ed i rispettivi significati in un mondo, quello della dematerializzazione, che sta introducendo concetti e parole nuove alle quali non tutti sono abituati.

• Fattura pa
  

  La FatturaPA è una fattura elettronica conforme in tutto e per tutto ad una fattura tradizionale, ovvero ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del  Sistema di Interscambio.

• Dematerializzazione

  La dematerializzazione è la conversione di un qualunque documento cartaceo in un formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla distruzione della materialità, così da beneficiare dei netti vantaggi di maneggevolezza offerti dalla tecnologia.

• Sogei

  La dematerializzazione è la conversione di un qualunque documento cartaceo in un formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla distruzione della materialità, così da beneficiare dei netti vantaggi di maneggevolezza offerti dalla tecnologia.

• Sistema di interscambio

  Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA; effettuare controlli sui file ricevuti; inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. SdI non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

• Portale fornitori

  Form web dove un fornitore può compilare una fattura da zero per poi comporre il formato XML-PA richiesto dal sistema di interscambio.

• Stampante virtuale

  Una stampante presente nell’elenco delle stampanti di un PC con la quale l’utente può stampare direttamente un documento ed emetterlo in formato elettronico, attraverso l'interazione con il proprio Hub Centralizzato.

• Indigita

  La stampante virtuale di Digithera.

• Fattura elettronica

  La fattura elettronica è un documento informatico il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile, ovvero mantenere integrità ed autenticità per essere equivalente a quella cartacea. Generalmente viene rappresentata come file di dati strutturati, il cui formato varia in funzione dello standard utilizzato (es. XML-PA).

• Fatturazione elettronica

  Processo che prevede la generazione e lo scambio di fatture elettroniche. Generalmente include dei software in grado di emettere o di acquisire file di dati strutturati anche di natura disomogenea.

• XML-PA

  Formato di un file XML conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere una fattura singola (un solo corpo fattura) o un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).

• Fattura digitale

  La Fattura Digitale è un documento informatico conforme sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ma in formato destrutturato quindi non utilizzabile direttamente da chi lo riceve, senza un processo di conversione o trasformazione. Il tipico formato esempio di fattura digitale è il PDF. La Fattura Digitale non è una Fattura Elettronica, che invece è un documento informatico in formato strutturato (es. XML).

• Accreditamento sogei

  Per usufruire dei vari canali di trasmissione di fatture elettroniche resi disponibili da Sogei, è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante procedimenti molto strutturati, a disposizione di tutti. Quando viene accreditato il canale, anche l’azienda risulta accreditata.

• Archiviazione documentale

  L'archiviazione elettronica documentale è uno strumento che permette di operare sui documenti in due modi: digitalizzare il vecchio archivio cartaceo; e incominciare fin da subito ad emettere i nuovi documenti in formato elettronico. E’ generalmente presente una attività di scansione dei documenti cartacei originali e di indicizzazione per favorire la ricerca dei documenti archiviati. Mancando firma digitale e marca temporale, non si configura come Conservazione Sostitutiva, ma ne può creare i presupposti.

• Conservazione sostitutiva

  Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile , mantenendone quindi nel tempo integrità ed autenticità. Il processo di conservazione è in generale successivo all’eventuale archiviazione elettronica. A seguito della procedura di conservazione sostitutiva è possibile liberarsi della copia cartacea.
  I due elementi qui di seguito contribuiscono a dare al documento informatico un valore legale:

  • La firma digitale è un tipo di firma elettronica che si appone ai documenti informatici proprio come come la firma autografa viene apposta ai documenti cartacei tradizionali.

  • La marca temporale è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l'effettivo avvenimento di un certo evento.

• Peppol

  www.peppol.eu è un progetto avviato a maggio 2008, a cui partecipano 12 Paesi, nell’ambito del Programma Europeo per l’Innovazione e la Competitività (CIP). Ha sviluppato e diffonde formati standard, software open source e processi che renderanno possibile l'interoperabilità tra piattaforme elettroniche di acquisto e di vendita tra amministrazioni e imprese in tutta Europa. Il formato strutturato per la fattura elettronica sviluppato prende anch’esso il nome Peppol.

• EDI

  L’ EDI (Electronic Data Interchange) consiste nello scambio elettronico di documenti normalizzati tra i Sistemi Informativi dei partecipanti a una relazione commerciale.
  Il carattere normalizzato di questi documenti è ciò che essenzialmente differenzia il sistema EDI dagli altri sistemi di scambio di informazioni: i diversi partner possono scambiarsi elettronicamente ordini, documenti di trasporto, fatture, inventari, listini prezzi e così via, tramite l'uso di un linguaggio comune che consente l'interazione di diversi Sistemi Informativi, automatizzando l'integrazione con l’ERP.

• Formato strutturato

  Il Formato Dati Strutturati permette ad un set di dati generati da una qualsiasi applicazione di essere “machine readable” ovvero leggibile da un’altra applicazione diversa da quella che lo ha generato, quindi è un formato che permette a sistemi diversi e disomogenei di comunicare a distanza, generalmente via web. Esempi di file di dati strutturati sono: XLS, CSV, ODS, XML, …

• XML

  XML significa Extensible Markup Language (linguaggio estensibile di marcature) ed è un metalinguaggio per la rappresentazione dei dati a struttura gerarchica in forma di testo. Un documento XML è composto di segni di testo (come un file “txt”), quindi di un alfabeto leggibile, e per sua definizione non contiene dati binari e può essere letto da un qualsiasi programma in qualsiasi momento. Il fatto che il formato sia aperto garantisce una leggibilità a lungo termine. Il principio di XML è il seguente: tutti i contenuti testuali sono descritti da marcatori chiamati tag, i quali forniscono delle informazioni sulla qualità, sulla struttura e il contenuto del documento.

• Protocollazione virtuale

  Come noto ogni fattura deve riportare correttamente il protocollo di registrazione iva, tra gli altri dati, prima essere messa in conservazione. Se si processano solo fatture elettroniche o digitali è possibile mantenere il processo completamente paperless apponendo il protocollo in modalità virtuale ovvero stampigliandolo sull’immagine o sul PDF della fattura.

• Fatture PDF

  Fatture stampate direttamente dal proprio gestionale in formato destrutturato PDF. Tali fatture possono essere scambiate tra aziende sostituendo quelle cartacee ma non hanno funzione di fatture elettroniche, essendo infatti fatture digitali.

• Italia Digitale

  L'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) coordina le azioni in materia di innovazione per promuovere le tecnologie ICT a supporto della pubblica amministrazione, garantendo la realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana in coerenza con l’Agenda digitale europea. L'ente è stato istituito con decreto legge n. 83, convertito nella legge n. 134/2012. Eredita le competenze del Dipartimento per la Digitalizzazione e l’Innovazione della Presidenza del Consiglio, dell'Agenzia per la diffusione delle tecnologie per l'innovazione, di DigitPA e dell'Istituto superiore delle comunicazioni e delle tecnologie dell’informazione per le competenze sulla sicurezza delle reti.

• Decreto attuativo fatturazione

  Con l'entrata in vigore del Decreto n° 55 del 3 Aprile 2013 sarà obbligatorio emettere le fatture in formato elettronico per ricevere i pagamenti dalle pubbliche amministrazioni. Leggi il decreto per approfondire l’argomento http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/05/22/13G00097/sg.

• EInvoice

  La definizione di eInvoice o e-Invoice è una forma contratta di “electronic invoice” ovvero la traduzione in lingua inglese di fattura elettronica.

• E-Invoicing

  Questo termine, forma contratta di “electronic invoicing”, rappresenta la traduzione in lingua inglese di Fatturazione Elettronica.

• Multicanalità di fatturazione

  Al fine di massimizzare i benefici dell’azienda che emette fatture verso i propri clienti, mantenendo inalterate le modalità con cui i singoli Clienti vogliono ricevere le fattura, vi sono dei servizi offerti dal mercato che acquisiscono tutte le fatture in formato elettronico per poi smistarle verso i clienti nel formato o canale prediletto da ognuno tra questi: carta, PDF via mail, Fax o in formato dati strutturati.

• Fattura attiva

  E’ un documento commerciale obbligatorio redatto dal venditore e che attesta l’esecuzione da parte sua del contratto di vendita; viene inviata al compratore per indicargli l’importo da lui dovuto per i beni che gli sono stati ceduti o i servizi che gli sono stati erogati. Il fatto di emettere una fattura attiva non significa che abbiamo conseguito un ricavo ma che semplicemente dobbiamo rilevarlo (cioè annotarlo) – questo fa parte della Gestione Economica – quando incasseremo il pagamento avremo una entrata reale (Gestione Finanziaria).

• Fattura passiva

  E’ la copia della Fattura Attiva emessa dal venditore che viene ricevuta dal compratore. Il fatto di ricevere una fattura passiva non significa che abbiamo sostenuto un costo ma semplicemente che dobbiamo rilevarlo (cioè annotarlo). Infatti la fattura può portare modalità di pagamento differenti, quando pagheremo la fattura avremo una reale uscita finanziaria.

• Fattura immediata o differita

  E’ immediata quando viene emessa per prestazioni di servizi o anticipi (acconti) e viene emessa e/o consegnata entro le ore 24 del giorno in cui ha avuto luogo la transazione commerciale. In questo caso la merce non ha bisogno di essere accompagnata da nessun’altro documento. E’ differita quando la merce viene accompagnata dal D.D.T. (documento di trasporto – ex bolla di accompagnamento) e, in questo caso si ha l’obbligo di emetterla entro il giorno 15 del mese successivo alla data in cui si è effettuata la cessione di beni o di servizi.

• Fattura paperless

  Una fattura in formato digitale (es. PDF) oppure in formato elettronico, che comunque non prevede un supporto cartaceo.

• Firma digitale

  La firma digitale consente di scambiare documenti in formato elettronico con piena validità legale. La firma digitale - equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta - è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta. E’ il risultato di una procedura informatica – detta validazione – che garantisce l’autenticità e l’integrità di documenti informatici. La firma digitale possiede le seguenti caratteristiche:

  • Autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore.

  • Integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione.

  • Non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore.

• Manuale di Conservazione

  Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento operativo con il quale si descrivono le procedure aziendali che vengono attuate per procedere all’archiviazione e alla conservazione dei documenti in formato digitale.
  La predisposizione di tale manuale non è richiesta dalla legge, ma è consigliata per tenere traccia di tutti gli elementi e le operazioni che concorrono alla funzione di conservazione sostitutiva oltre il know how del singolo responsabile della conservazione sostitutiva.

• Responsabile della Conservazione

  Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è responsabile della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell’apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti.

• OCR fatture

  Il riconoscimento ottico dei caratteri (Optical Character Recognition - OCR), detto anche riconoscimento del testo, è una tecnologia che permette di convertire tipi differenti di documenti, ad esempio documenti scannerizzati, o foto digitali, in dati modificabili e ricercabili. I più evoluti sistemi OCTR sfruttano tre caratteristiche del modo con cui gli esseri umani riconoscono testi da un documento: integrità, funzionalità e adattabilità (in inglese: integrity, purposefulness, adaptability; abbreviato IPA). Questa tecnologia rappresenta il primo passo per dematerializzare una fattura cartacea per farla diventare una fattura elettronica.

• CIG

  Il Codice Identificativo di Gara rilasciato dalla AVCP, da richiedere per tutte le procedure di scelta del contraente, compresi gli affidamenti diretti, aventi ad oggetto lavori, servizi e forniture, indipendentemente dal valore della procedura stessa (fatta eccezione per i contratti di cui agli artt. 16 e 25 del D.Lgs. 163/06 e ss. mm. e ii.)

• CUP

  Il Codice Unico di Progetto nel caso di Lavori Pubblici, che deve essere richiesto dalla stazione appaltante, anche se privata, o dal soggetto concessionario, nel caso di operazioni di finanza di progetto, pura o assistita.